- Email: [email protected]
How to keep drug data up-to-date
Re´sume´s des 20e journe´es franco-suisses de pharmacie hospitalie`re, de´cembre 2016 Contexte Un automate de stockage et de dispensation globale ROWA VmaxW a e´te´ installe´ dans notre pharmacie a` usage inte´rieur (PUI) en mars 2016. La majorite´ (85 %) des re´fe´rences de me´dicaments, conserve´es a` tempe´rature ambiante, sont stocke´es dans cet automate. Ce rangement ne´cessite obligatoirement un conditionnement secondaire (CS). Les autres spe´cialite´s sont range´es dans des trave´es en raison de leurs formats ou de leurs fragilite´s. Des postes de cueillettes pour les unite´s de long se´jour ont e´galement e´te´ mis en place. La gestion des retours de me´dicament en provenance des unite´s de soins, nous a fait nous interroger sur la proportion des me´dicaments que l’on pouvait remettre en stock. Objectif E´valuer la proportion de me´dicaments pouvant eˆtre remis en stock, suite a` la mise en place de l’automate ROWA VmaxW. Mate´riel et me´thodes Pendant une semaine, les retours de me´dicaments des unite´s de soins ont e´te´ recense´s et trie´s par l’interne en pharmacie. Ces retours sont nominatifs ou pre´sents dans la dotation mais en sur-stock par rapport aux quantite´s de´finies. Ils ont e´te´ re´partis en plusieurs cate´gories : les retours de me´dicaments dans un CS pouvant eˆtre remis dans l’automate, les retours de me´dicaments sans CS mais pouvant eˆtre remis dans les postes de cueillette ou dans les trave´es et enfin les me´dicaments ne satisfaisant a` aucune des cate´gories pre´sente´es ci-dessus devant eˆtre de´truits. Re´sultats Du 22 au 26 aouˆt 2016, 3082 unite´s de me´dicaments ont e´te´ retourne´es a` la PUI en provenance des unite´s de soins, majoritairement des me´dicaments per os (74,8 %) et injectables (21,7 %). Apre`s avoir effectue´ un tri de ces me´dicaments, 81,9 % peuvent eˆtre remis en stock. Parmi eux, la plupart sont remis dans l’automate (44,7 %) ou dans les postes de cueillettes (42,9 %) mais aussi dans les trave´es (12,4 %). Les doses ayant e´te´ jete´es (18,1 %) e´taient non identifiables, a` pe´remption courte ou sans boites et non pre´sentes dans les postes de cueillettes ou les trave´es. Conclusion Cette e´tude montre que la majorite´ des me´dicaments retourne´s peuvent eˆtre remis en stock. Cependant moins de la moitie´ d’entre eux peuvent eˆtre remis dans l’automate. Nous nous interrogeons a` pre´sent sur les diffe´rentes manie`res d’augmenter la proportion de me´dicament remis en stock. Les pistes possibles seraient d’ajouter certains me´dicaments dans les postes de cueillettes ou en trave´es (notamment pour les antibiotiques injectables) ou encore de cre´er des boites vierges avec datamatrix. De´claration de liens d’inte´reˆts Les auteurs n’ont pas pre´cise´ leurs e´ventuels liens d’inte´reˆts. http://dx.doi.org/http://dx.doi.org/10.1016/j.phclin.2017.01.030 F-LOG-25
How to keep drug data up-to-date A. Satir*, K. Bouwman, P. Vonbach University Children’s Hospital Zurich, Switzerland *Corresponding author. Pharmazeutischer Dienst Steinwiesstrasse 75 Zu ¨rich, Switzerland. E-mail address: [email protected] (A. Satir) Background The formulary of any Swiss hospital changes quite often, for example, either due to adaptions made by the drug and therapeutics committee, due to drug shortages, or due to market withdrawals of drugs. When changes of the formulary occur, all relating drug data have to be actualized. It is essential not only to integrate new drug data, but also to erase old data to keep all systems up to date. Drug data management is a challenging and everexpanding task for hospital pharmacies. Aim of the project The aim of the project was to optimize drug data management in the Children’s Hospital Zurich. Methods After interviewing all involved staff members, a flowchart was developed that describes the algorithms to keep all relevant drug data containing systems up to date: – clinical decision support systems; – the logistics and productions software; – pharmacy guidelines and drug information lists. The flowchart serves as working tool to define the adaptations to be made after each mutation of the formulary. Responsibilities for the different topics were
defined. A pivot table serves to generate to-do lists and to document the completion of the tasks. This ensures an overview of the status and a controlling tool of all drug data mutations. Evaluation Since implementation of the flowchart four months ago, 45 mutations have been documented. The new process proves to be helpful for all involved staff members, improving drug data management und data quality. Conclusion As drug data management in the hospital pharmacy is getting more complex, it seems unavoidable to develop new standard procedures. Through the implementation of algorithms and responsibilities by a flowchart, drug data management is optimized. Disclosure of interest The authors have not supplied their declaration of competing interest. http://dx.doi.org/http://dx.doi.org/10.1016/j.phclin.2017.01.031 F-LOG-26
Enqueˆte sur le de´ploiement des armoires a` pharmacie se´curise´es dans les e´tablissements a` activite´ psychiatrique de Bourgogne-Franche-Comte´ M. Noblot-Rossignol1,*, M. Manca2, F. Jandin2, H. Dupont1 1 Direction de la sante´ publique, agence re´gionale de sante´ de Bourgogne-Franche-Comte´, Dijon, France 2 Direction de l’organisation des soins, agence re´gionale de sante´ de Bourgogne-Franche-Comte´, Dijon, France *Auteur correspondant. 16, rue Le´ouzon-Le-Duc, Dijon, France. Adresse e-mail : [email protected] (M. Noblot-ossignol) La circulaire no DGOS/R1/2015/362 du 15 de´cembre 2015, relative a` la de´le´gation des cre´dits du Fonds pour la modernisation des e´tablissements de sante´ publics et prive´s (FMESPP), pre´voit un accompagnement national sur 5 ans pour l’installation d’armoires a` pharmacie se´curise´es (APS) dans les e´tablissements ayant une activite´ de psychiatrie. Une enveloppe de 60 000 s est disponible en Bourgogne-Franche-Comte´ pour 2015. Dans ce contexte, une enqueˆte a e´te´ mene´e par l’Agence re´gionale de sante´ Bourgogne-Franche-Comte´ (ARS-BFC) afin d’e´tablir un e´tat des lieux de la pre´sence et du de´ploiement des APS dans les e´tablissements BFC a` activite´ psychiatrique pour mettre en place la re´partition des cre´dits. Une enqueˆte prospective multicentrique de´clarative a e´te´ initie´e fin mai 2016 aupre`s de 17 e´tablissements e´ligibles. Un questionnaire a` destination des pharmaciens ge´rants de pharmacie a` usage inte´rieur (PUI) relatif au circuit du me´dicament a e´te´ e´labore´. Il comprenait quatre parties : donne´es ge´ne´rales sur l’e´tablissement, informatisation du circuit du me´dicament ethe´matiques aborde´es permettant de cibler les e´tablissements. Parmi les 17 e´tablissements sollicite´s, 15 (88 %) ont re´pondu a` l’enqueˆte. Seul un e´tablissement dispose actuellement d’une APS. Le de´ploiement des APS est pre´vu pour concerner 100 % des lits d’ici 2017. Le couˆt unitaire de´clare´ pour l’APS de´ja` en place est de 45 000 s. Parmi les autres e´tablissements re´pondeurs, aucun de´ploiement d’APS n’est en cours mais sept e´tablissements l’ont pour projet. D’apre`s les re´sultats de l’enqueˆte, les crite`res propose´s a` la direction de l’organisation des soins pour la re´partition des cre´dits sont, par ordre de priorite´ : l’informatisation du circuit du me´dicament (ne´cessaire), la constitution actuelle du parc d’APS (priorisation des e´tablissements disposant de´ja` d’APS) et l’existence d’un projet d’e´tablissement de se´curisation du circuit du me´dicament et son e´che´ance (priorisation des e´tablissements dont le projet est avance´). Le mode de dispensation n’a pas e´te´ retenu comme crite`re de se´lection des e´tablissements car une dispensation totalement nominative n’exclut pas un approvisionnement global par APS dans les unite´s de soins (pour les prescriptions « si besoin » par exemple). Les sept e´tablissements ayant de´clare´ avoir un projet d’APS pourraient ainsi tous be´ne´ficier du dispositif en 2016 ou 2017. La re´partition provisoire des cre´dits est actuellement en cours de discussion a` l’ARS-BFC.
e11
How to keep drug data up-to-date A. Satir*, K. Bouwman, P. Vonbach University Children’s Hospital Zurich, Switzerland *Corresponding author. Pharmazeutischer Dienst Steinwiesstrasse 75 Zu ¨rich, Switzerland. E-mail address: [email protected] (A. Satir) Background The formulary of any Swiss hospital changes quite often, for example, either due to adaptions made by the drug and therapeutics committee, due to drug shortages, or due to market withdrawals of drugs. When changes of the formulary occur, all relating drug data have to be actualized. It is essential not only to integrate new drug data, but also to erase old data to keep all systems up to date. Drug data management is a challenging and everexpanding task for hospital pharmacies. Aim of the project The aim of the project was to optimize drug data management in the Children’s Hospital Zurich. Methods After interviewing all involved staff members, a flowchart was developed that describes the algorithms to keep all relevant drug data containing systems up to date: – clinical decision support systems; – the logistics and productions software; – pharmacy guidelines and drug information lists. The flowchart serves as working tool to define the adaptations to be made after each mutation of the formulary. Responsibilities for the different topics were
defined. A pivot table serves to generate to-do lists and to document the completion of the tasks. This ensures an overview of the status and a controlling tool of all drug data mutations. Evaluation Since implementation of the flowchart four months ago, 45 mutations have been documented. The new process proves to be helpful for all involved staff members, improving drug data management und data quality. Conclusion As drug data management in the hospital pharmacy is getting more complex, it seems unavoidable to develop new standard procedures. Through the implementation of algorithms and responsibilities by a flowchart, drug data management is optimized. Disclosure of interest The authors have not supplied their declaration of competing interest. http://dx.doi.org/http://dx.doi.org/10.1016/j.phclin.2017.01.031 F-LOG-26
Enqueˆte sur le de´ploiement des armoires a` pharmacie se´curise´es dans les e´tablissements a` activite´ psychiatrique de Bourgogne-Franche-Comte´ M. Noblot-Rossignol1,*, M. Manca2, F. Jandin2, H. Dupont1 1 Direction de la sante´ publique, agence re´gionale de sante´ de Bourgogne-Franche-Comte´, Dijon, France 2 Direction de l’organisation des soins, agence re´gionale de sante´ de Bourgogne-Franche-Comte´, Dijon, France *Auteur correspondant. 16, rue Le´ouzon-Le-Duc, Dijon, France. Adresse e-mail : [email protected] (M. Noblot-ossignol) La circulaire no DGOS/R1/2015/362 du 15 de´cembre 2015, relative a` la de´le´gation des cre´dits du Fonds pour la modernisation des e´tablissements de sante´ publics et prive´s (FMESPP), pre´voit un accompagnement national sur 5 ans pour l’installation d’armoires a` pharmacie se´curise´es (APS) dans les e´tablissements ayant une activite´ de psychiatrie. Une enveloppe de 60 000 s est disponible en Bourgogne-Franche-Comte´ pour 2015. Dans ce contexte, une enqueˆte a e´te´ mene´e par l’Agence re´gionale de sante´ Bourgogne-Franche-Comte´ (ARS-BFC) afin d’e´tablir un e´tat des lieux de la pre´sence et du de´ploiement des APS dans les e´tablissements BFC a` activite´ psychiatrique pour mettre en place la re´partition des cre´dits. Une enqueˆte prospective multicentrique de´clarative a e´te´ initie´e fin mai 2016 aupre`s de 17 e´tablissements e´ligibles. Un questionnaire a` destination des pharmaciens ge´rants de pharmacie a` usage inte´rieur (PUI) relatif au circuit du me´dicament a e´te´ e´labore´. Il comprenait quatre parties : donne´es ge´ne´rales sur l’e´tablissement, informatisation du circuit du me´dicament ethe´matiques aborde´es permettant de cibler les e´tablissements. Parmi les 17 e´tablissements sollicite´s, 15 (88 %) ont re´pondu a` l’enqueˆte. Seul un e´tablissement dispose actuellement d’une APS. Le de´ploiement des APS est pre´vu pour concerner 100 % des lits d’ici 2017. Le couˆt unitaire de´clare´ pour l’APS de´ja` en place est de 45 000 s. Parmi les autres e´tablissements re´pondeurs, aucun de´ploiement d’APS n’est en cours mais sept e´tablissements l’ont pour projet. D’apre`s les re´sultats de l’enqueˆte, les crite`res propose´s a` la direction de l’organisation des soins pour la re´partition des cre´dits sont, par ordre de priorite´ : l’informatisation du circuit du me´dicament (ne´cessaire), la constitution actuelle du parc d’APS (priorisation des e´tablissements disposant de´ja` d’APS) et l’existence d’un projet d’e´tablissement de se´curisation du circuit du me´dicament et son e´che´ance (priorisation des e´tablissements dont le projet est avance´). Le mode de dispensation n’a pas e´te´ retenu comme crite`re de se´lection des e´tablissements car une dispensation totalement nominative n’exclut pas un approvisionnement global par APS dans les unite´s de soins (pour les prescriptions « si besoin » par exemple). Les sept e´tablissements ayant de´clare´ avoir un projet d’APS pourraient ainsi tous be´ne´ficier du dispositif en 2016 ou 2017. La re´partition provisoire des cre´dits est actuellement en cours de discussion a` l’ARS-BFC.
e11