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Nouvelles stratégies de maintenance et de coopération pour les services biomédicaux dans un environnement changeant
ITEM-RBM 2001 ; 22 : 53-9 0 2001 kditions scientifiques
et mkdicales
Elsevier
SAS. Tous droits
rCservCs
Inghierie
biomkdicale
Nouvelles stratbgies de maintenance et de coopkation pour les services biom6dicaux dans un environnement changeant L. Richard’*, F. Faure2,F. Thibault3 ‘Centre hospitalier Nerd Deux-Sdvres, service biomtfdical, BP 181, 79100 Thouars ; ‘centre hospitalier universitaire d’Angers, direction des kquipements biomidicaux, chemin des Capucins, 49040 Angers ; %niversite’ d’ilngers, IUP ESTHUA, 41, place Louis-Imbach, 49100 Angers, France (Requ le 26 septembre
2000 ; accept&
le 17 dkcembre
2000)
Les hopitaux continuent de connaitre, dans un contexte reglementaire fort, des evolutions importantes en matieres de technologie, de securite, de qualite et de maitrise des budgets. Ainsi la fonction de maintenance a I’hbpital prend de plus en plus d’importance, obligeant tout service biomedical a s’interroger sur sa strategic de maintenance. L’etude de la maintenance industrielle montre que la quasi-totalite de ses concepts et de ses pratiques, tant operationnels qu’organisationnels, sont sous certaines conditions transferables de facon benefique a la maintenance biomedicale. Les services biomedicaux peuvent done s’inspirer des methodes de maintenance industrielle pour initier de nouvelles strategies de maintenance. Neanmoins, il convient de developper une methodologie d’application et de prioriser les actions de maintenance en fonction des realites du terrain. 0 2001 Editions scientifiques et medicales Elsevier SAS maintenance
biom6dicale
/ maintenance
industrielle
I strategic
de maintenance
Summary - New maintenance strategies and cooperation for the biomedical services in a changing environment. ln a high statutory context, hospitals continue to meet important evolutions in technology, safety, qwality and budget control. Thus, the function of hospital maintenance becomes increasingly important, requiring any biomedical service to wonder about its maintenance strategy. Research into industrial maintenance shows that nearly all of its concepts and practices, both operational and organizational, are transferable to biomedical maintenance in a beneficial way. Thus, the biomedical services can be inspired by the methods of industrial maintenance in order to initiate new maintenance strategies. Nevertheless, it is advisable to develop an application methodology and to prioritize the maintenance actions according to the realities of the field. 02001 i?ditions scientifiqwes et medicales Elsevier SAS biomedical
maintenance
/ industrial
maintenance
Dans les vingt dernieres an&es, la maintenance, tous secteurs d’activites confondus, a beaucoup change. De nombreux facteurs, saris etre propres au secteur de la maintenance, ont conduit et participe A ce changement. On retiendra : la variete et la complexite des equipements, une recherche toujours plus grande de
I maintenance
strategy
qualite, la necessite imperieuse de fiabilite, de securite, le developpement de la relation client-fournisseur dans un contexte de plus en plus concurrentiel, et l’evolution et le renforcement des reglementations tant nationales que supranationales. Les entreprises, pour adapter leur maintenance et faire face a tous ces
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L. Richard
nouveaux de& ont du developper de nouveaux concepts, definir des indicateurs et utiliser des outils d’evaluation, d’analyse et de suivi appropries. Elles ont CtC amenees a definir de nouvelles methodes et, pour progresser eflicacement, a developper de veritables strategies de maintenance. La maintenance biomedicale hospital&e, bien que d’un developpement plus recent, a subi Cgalement ces evolutions de l’environnement et des techniques. Participant au monde de la Sante, elle s’est trouvee de plus confrontee aux exigences specifiques de ce milieu : - renforcement de la securite sanitaire : loi du 1”’ juillet 1998, materiovigilance, marquage CE, arrete sur l’anesthesie, circulaires recentes sur l’hemodialyse ; - developpement de l’evaluation et de la qualite : d&ret n “97-346 du 7 avril 1997 sur l’accreditation, Guide de bonne execution des analyses (GBEA) applicable au laboratoire, demarche qualite en sterilisation ; - respect de l’environnement : elimination des dechets liquides et solides, gestion des effluents de radiologie ; -ma&rise des budgets : reforme hospitaliere et ordonnances du 24 avril 1996. Pour faire face a ces nouveaux de&, a l’hopital comme dans l’industrie, la fonction de maintenance a la necessite imperieuse de s’adapter. Les responsables de maintenance biomedicale sont done amen& a reflechir sur leur pratique et a developper de veritables politiques ou strategies de maintenance. Pour les y aider il nous a paru interessant d’analyser les principes, outils et experiences mis en ceuvre dans le secteur de la maintenance industrielle, puis d’etudier leur possibilite de transfert et d’adaptation au contexte particulier par certains aspects de la maintenance biomedicale hospital&e. Cette analyse a CtC conduite sur deux plans, l’examen sur le terrain d’une douzaine d’experiences de maintenance industrielle, puis des entretiens avec des experts en maintenance. Des recherches bibliographiques ont complete ce travail et permis d’etablir un bilan des methodes et des pratiques utilisees en maintenance industrielle. 11en ressort que l’objectif premier de la maintenance est de contribuer a la satisfaction des exigences de la production tout en evoluant dans un contexte de co&s maitrises. Pour atteindre cet objectif, les services de maintenance industrielle cherchent a optimiser les diverses facettes de leur maintenance (maintenance interne et sous-traitee, achat et gestion des stocks) ; pour progresser dans ce sens ils sont conduits a engager de veritables strategies. Pour ce qui concerne l’activite
et al.
interne, ces strategies, ou politiques, englobent generalement la volonte affirmee d’ameliorer la reactivite, de diminuer la maintenance corrective, de developper le preventif, de mieux planifier les actions de maintenance, de plus impliquer les operateurs dans le processus de maintenance par des methodes inspir&es de la total productive maintenance (TPM), et de developper la communication. L’ensemble de ces dispositions passe souvent par une plus grande responsabilisation des equipes de maintenance, le rapprochement de la maintenance et de la production, la gestion et l’analyse du retour d’experience et la publication des activites de maintenance. Pour ce qui est de la maintenance sous-traitee, dont la repartition varie d’une entreprise a l’autre mais tend a se developper, elle a une place de choix dans les strategies elaborees. Pour mieux la prendre en charge et la gber, les services de maintenance souhaitent s’investir plus avant dans l’evaluation des besoins, la definition des exigences, la contractualisation des prestations, le choix des prestataires et le suivi de la sous-traitance en termes de moyens et de resultats. La partie achat reste quant a elle, un domaine dans lequel les responsables de maintenance estiment ne pas etre assez associes. I1 leur parait pourtant evident que c’est lors de l’achat que se determine la maintenance future. Pour cette raison, ils souhaitent dans les annees a venir s’investir dans les procedures d’achats de facon a mieux definir les besoins et les performances des nouveaux equipements, et evaluer les divers materiels, (mean time between failure ou moyenne des temps entre deux defaillances [MTBF, on l’assimile a la moyenne des temps de bons fonctionnement], analyse des modes de defaillances, de leurs effets et de leur criticite [AMDEC], etc.), pour pouvoir integrer au plus tot les co&s de maintenance (life cycle cost ou cotit du cycle de vie [LCC]). La gestion des stocks reste dans de nombreuses entreprises un domaine partage entre les services financiers et les services de maintenance. NCanmoins, les responsables souhaitent, la encore, developper une gestion des stocks de pieces de rechange au plus pres des besoins. 11s envisagent de detinir, grace aux possibilites d’analyse et d’evaluation de la GMAO (gestion de la maintenance assistee par ordinateur), un stock minimum par materiel permettant ainsi un reapprovisionnement automatique et informatise des pieces de rechange. L’etude de quelques experiences industrielles montre que l’optimisation de la maintenance necessite, au sein des entreprises, l’integration et le developpement d’activites nouvelles telles que la gestion des actions de maintenance. Pour toutes ces raisons,
Strattgies de maintenance et de coopkation biomCdicales
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RESPONSABLE DE MAINTENANCE
P
Mkthodes
TECHNIQUE
Responsable de la maintenance -fixer les objectifs -d&fink les s tratkgies -piloter l’activitk -dynamiser l’organisation
+ EXPltRIENCE
-Gestion, analyse, kvaluation et suivi -Prbparation et ordonnancement -Conseil et expertise
1
Figure 1. StratCgie d’optimisation
TRhS TECHNIQUE -RCalisation de la maintenance corrective et prbentive -Mise 5 jour du retour d’expk-ience -Formation
de la maintenance industrielle.
les responsables de maintenance conservent, d&eloppent et structurent en inteme des compktences techniques et d’analyses trks fortes. D’un point de vue organisationnel, ils sont amen& 2i &parer la rkflexion de l’action en dkveloppant un service de m&hodes parallklement aux actions de maintenance. Ces premiers contacts avec les entreprises permettent d’&ablir un schCma des stratkgies de maintenance industrielle figure I), tant opkrationnelles qu’organisationnelles. Ces expkiences montrent que si la maintenance a longtemps Ctk consid&+e comme un ma1 nkcessaire, elle est devenue une fonction (( cl6 H oti l’intelligence de l’homme est de plus en plus dkterminante. D’un point de vue pragmatique, l’analyse des op&ations et des organisations de maintenance industrielle a permis de poser les prkmices de pratiques communes de maintenance. Elles offrent la possibilit6 d’application A des secteurs longtemps consid& rks ?t part, comme celui de la maintenance biomkditale hospitalike. L’int&%t est d’autant plus grand, dans un contexte rkglementaire fort, que la maintenance biomkdicale se doit, comme la maintenance industrielle vis-St-vis de la production, de s’adapter pour participer activement aux objectifs de l’hepital, A savoir : le dkveloppement de la prise en charge
thkrapeutique, l’amklioration de la qualit des soins, l’intQ&t du patient et la maitrise des dkpenses. Partant de ce constat, nous avons done tent6 d’ivaluer l’opportunitf5 que pourrait rep&enter le transfert de certains concepts et pratiques de maintenance industrielle vers la maintenance biom6dicale. Les services de maintenance industrielle fondent en partie 1’amClioration de leurs activitks de maintenance sur l’exploitation des informations issues du retour d’expkience. Un certain nombre de services biomkdicaux, certifi& ou non, a commenck A opQer et A suivre leur maintenance de cette fagon. Beaucoup de responsables de maintenance biomkdicale n’ont encore qu’une vision superficielle de leur maintenance, davantage fondle sur l’expkrience que sur l’utilisation de vkritables mkthodes et d’outils d’kvaluation. L’analyse des causes et des types de pannes leur permettrait de mieux suivre l’kvolution de leur part de matkiels, rendant ainsi plus efficaces les actions de maintenance. Le suivi du nombre et des frkquences de pannes est, lui aussi, d’un apport incontestable pour la fiabilisation des Cquipements en permettant l’adaptation, le dkveloppement et la planification d’actions de maintenance prkventive.
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L. Richard
Outre l’amelioration des activites de maintenance, une meilleure connaissance du comportement des dispositifs medicaux ameliore la gestion des stocks et le renouvellement des Cquipements. Cette activite de (( gestion ((, facilitee par une GMAO, apparait comme indispensable pour d’abord, evaluer l’efticacite des actions de maintenance (temps de reparation, cotits, etc.), puis pour les ameliorer. L’etablissement de tableaux de bord par les responsables des services biomedicaux reste la meilleure facon de suivre la maintenance en termes d’activites, de cotits de fonctionnement et par la suite de pouvoir mieux la justifier. Les responsables biomedicaux ont ainsi, a l’image de l’industrie, tout inter& a utiliser et a developper des methodes et des outils leur permettant de suivre, d’evaluer et d’orienter leur activite de maintenance. Parallelement Q cette activite de gestion et d’evaluation des actions de maintenance, d’autres pratiques utilisees dans l’industrie s’averent applicables et benefiques a la maintenance biomedicale : - la repartition des tdches et des fonctions au sein des equipes de maintenance de facon a mieux assurer la prise en compte des demandes d’intervention et leur gestion, permet d’ameliorer la reactivite des services biomedicaux et de reduire l’indisponibilite des Cquipements ; - pour la maintenance preventive, une des facons de l’ameliorer consiste, comme dans l’industrie, a prevoir et organiser sa planification. Une autre approche fondle sur la maintenance basee sur la fiabilite (MBF) permet d’optimiser les operations de maintenance preventive. Une experimentation de cette methode realisee sur la climatisation de blocs operatoires a permis de diminuer les co&s du preventif de l’ordre de 30 % [I]. M6me si l’on voit tout l’interet de cette methode, il semble difficile, compte tenu de sa mise en ceuvre, de l’appliquer de facon courante. D’autre part, les entreprises industrielles pour assurer le suivi et l’amelioration de leur maintenance structurent leur service de maintenance en deux
et al
secteurs, l’un correspondant aux methodes l’autre a l’execution. Les services biomedicaux peuvent saisir l’opportunite d’une telle organisation pour se dormer les moyens de gerer au mieux leur maintenance. Pour les achats, a la difference des entreprises, il est dans les prerogatives des responsables des services biomedicaux d’en assurer la realisation. Cependant, partant du principe industriel que (( c’est a l’achat que se determine la maintenance future )), il est souhaitable, comme dans l’industrie, que le biomedical developpe avant l’achat ses connaissances sur le comportement des futurs equipements. En cela, l’obtention et l’etude des donnees fournisseurs concernant la disponibilite des equipements (MTBF), la fiabilite (AMDEC) et les cotits globaux d’acquisition (LCC), sont autant d’elements importants permettant de mieux anticiper et gerer la maintenance. Ces evaluations qui se developpent dans la maintenance industrielle, peuvent paraitre lourdes a realiser ou a obtenir au niveau de chaque service biomedical. On peut tout a fait concevoir sur des equipements a hautes technologies (imagerie par resonance magnetique, scanner, etc.) ou a grande diffusion (perfusion, etc.) que ces etudes soient, la aussi, eventuellement realisees par une organisation de maintenance plus centralisee Le pourcentage de la maintenance biomedicale sous-traitee par rapport a la maintenance interne varie, comme dans l’industrie, d’un service a l’autre. Selon une etude realisee en 1998 (tableau I), elle represente en general pres de 80 % de la maintenance totale. On comprend done mieux l’interet que doivent absolument porter les responsables biomedicaux a cette forme de maintenance. Pour les aider, on trouve dans la maintenance industrielle et dans la bibliographie [5] des methodes et des pratiques interessantes a developper. Elles concement principalement l’evaluation des besoins en maintenance sous-traitee (competences humaines, techniques, etc.), la
StratCgies
de maintenance
contractualisation avec les obligations de moyens et de resultats, le suivi des activites des sous-traitants, sans oublier le developpement du partenariat ou chacun tient compte des objectifs de l’autre. Autant de notions et de concepts que doivent integrer les services biomedicaux pour mieux martriser la maintenance sous-traitee, tant les enjeux securitaires et economiques sont importants. Une des fagons pour les entreprises d’ameliorer leur maintenance, consiste a impliquer les operateurs de production dans la prise en charge de leurs equipements, en d’autres termes a se les approprier. La difficulte d’application dans les services hospitaliers reside principalement dans le fait qu’a l’inverse d’une grande partie des entreprises, l’hopital se distingue par une multitude d’equipements, plus de 4 000 categories de dispositifs medicaux selon Mousny [6], et par un nombre important d’utilisateurs en grande pat-tie sans culture technique. Cet &at de fait est, a lui seul, une raison supplementaire pour que les services biomedicaux mettent en place des actions visant a former le personnel soignant a une meilleure utilisation des dispositifs medicaux et a les sensibiliser a la (( technique )). Les resultats de plusieurs etudes confortent d’ailleurs cette idee. La premiere, me&e en 1998 a l’hopital RobertDebt-C de Paris, revele que les coats de maintenance dus a la casse et aux mauvaises utilisations des dispositifs medicaux representent pres de 30 % du coat total du correctif [7]. Une seconde, dont les resultats sont represent& dans le tableau ZZ, permet legitimement d’estimer que les forts pourcentages d’erreurs d’utilisation,
et de coop&ration
biomtdicales
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recenses dans le cadre de la materiovigilance, ont des repercussions sur la maintenance biomedicale. Cette realite des pratiques hospitalieres, entretenue par un apport croissant de nouveaux Cquipements et de nouvelles technologies, montre l’utilite et la necessite de developper des notions techniques et d’appropriation chez le personnel soignant. Une des possibilites d’y parvenir consiste a mettre en place a l’initiative des services biomedicaux, des programmes de sensibilisation et de formation des utilisateurs. Le developpement d’une telle demarche presente plusieurs inter&s : -pour le patient, la qualite et la securite des soins s’en trouvent renforcees ; - concert-rant le personnel soignant, cela se traduit par une meilleure prise en charge technique des dispositifs, par une plus grande disponibilite des equipements et une meilleure aisance dans leur utilisation ; - la maintenance voit, quant a elle, son efficacite augmentee et ses co&s diminues ; - le technicien de maintenance, lib&e en pat-tie des taches correctives, peut se consacrer soit a des actions plus techniques, soit a la formation ou a la gestion des informations issues du retour d’experience : c’est le metier de technicien qui en ressort valorise ; Ce tour d’horizon sur l’application des methodes et pratiques de maintenance industrielle pet-met de les classer en trois categories : - celles concemant la gestion inteme de la maintenance, la sous-traitance et la planification, sont en
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l-Classification
~-~~par~ti~n
des taches de maintenance
de I’action, de la reRexion
2-~~vel~~peme~t tenance
Figure 2. Strattgie d’optimisation
d’une or~a~isat~o~ ~orn~~~rne~tair~
de la maintenance biomkdicale.
et ce~tral~satri~e
de main-
Strategies de maintenance et de coopkration biomedicales
grande partie applicables et benefiques au service biomedicaux ; - d’autres, telles que (( l’implication des utilisateurs dans la prise en charge de leurs Cquipements H sont, certes plus difficilement applicables, mais compte tenu de leurs inter&s, doivent absolument trouver les moyens d’etre developpees par les services biomedicaux ; - les dernieres, ayant plus attrait a la connaissance du comportement et aux couts des equipements (AMDEC, LCC, etc.), ainsi qu’a l’optimisation du preventif (MBF), sont benefiques et applicables au biomedical, mais necessitent d’etre mises en oeuvre par une organisation Cventuellement centralisee de maintenance. Cette etude a montre que les services biomedicaux sont de plus en plus amen& a developper des actions de gestion, de planification, de conseil et de formation. Pour cette raison il est necessaire, a l’instar de la maintenance industrielle, d’adapter et d’optimiser l’organisation interne des services biomedicaux en separant la reflexion de l’action, et en developpant une organisation ou les methodes et l’execution, bien que complementaires, soient clairement distinctes et structurees. Cependant pour des raisons techniques et d’efficacite, certains concepts ayant plus attrait a la surete de fonctionnement (fiabilite, maintenabilite, disponibilite, securite [FMDS]), a l’optimisation de la maintenance preventive (MBF) et aux achats (LCC) justifieraient techniquement et economiquement le developpement d’une organisation biomedicale complementaire et centralike. LaJigure 2 issue de cette analyse resume les strategies a developper pour une optimisation operationnelle et organisationnelle de la maintenance biomedicale. CONCLUSION Les quelques experiences de maintenance industrielle completees par des entretiens avec des experts en maintenance et par un vaste tour d’horizon bibliographique, nous ont montre une grande similitude entre les problemes industriels et ceux du monde bio-
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medical. De ce fait, les responsables de maintenance biomedicale ont tout inter&t a decouvrir et a se sensibiliser aux nombreux concepts qui sont a leur disposition pour ameliorer leur maintenance. Comme ils gagneraient d’ailleurs, a etablir des liens avec les mainteneurs industriels. En effet, il ne pourra y avoir optimisation de la maintenance biomedicale, sans l’integration des methodes qui ont fait leurs preuves dans le monde industriel. D’autant plus que cette etude montre qu’elles sont en tres grande partie transferables et benefiques a la maintenance biomedicale, et permettent de developper des strategies d’actions. Cela dit, une methodologie d’application des concepts et des pratiques pour les services biomedicaux reste a definir. Ainsi, dans l’avenir, le travail consistera a realiser en interne un autodiagnostic de sa maintenance, a en degager des plans d’actions, a determiner et a en mesurer les enjeux, a proposer des outils d’application correspondant et a mettre en place des indicateurs de suivi et d’evaluation de sa strategic. Seule, une maintenance biomedicale de qualite, structuree et organike, utilisant au mieux les methodes industrielles et l’intelligence des hommes, peut y contribuer efficacement. RkFliRENCES Richet D, Gabriel M, Malon D, Blaison G. Maintenance bake sur la fiabilite. Un outil pour la certification. Paris : Masson ; 1996. Syndicat national de I’industrie des technologies mtdicales (SNITEM). L’indushie des technologies medicales. Ville d’edition : maison d’edition ; 1998. Bouvet D, Femandes G. Maintenance : faire ou faire-faire. [DESS]. Compiegne : universite de technologie de Compiegne ; 1999. Service des statistiques des etudes et des systbmes d’information ; 1998. Francastel JC. La fonction maintenance : De l’expression a la satisfaction des besoins. Paris : AFNOR ; 1999. Mousny F. Fonction maintenance. Fondation maintenance 1996 ; 13 : p. 26. Prevost D. Formation des personnels utilisateurs et deconcentration des budgets de maintenance [mast&e Cquipements biomedicaux]. Compiegne : universite de technologie de Compitgne ; 1999.
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Inghierie
biomkdicale
Nouvelles stratbgies de maintenance et de coopkation pour les services biom6dicaux dans un environnement changeant L. Richard’*, F. Faure2,F. Thibault3 ‘Centre hospitalier Nerd Deux-Sdvres, service biomtfdical, BP 181, 79100 Thouars ; ‘centre hospitalier universitaire d’Angers, direction des kquipements biomidicaux, chemin des Capucins, 49040 Angers ; %niversite’ d’ilngers, IUP ESTHUA, 41, place Louis-Imbach, 49100 Angers, France (Requ le 26 septembre
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Les hopitaux continuent de connaitre, dans un contexte reglementaire fort, des evolutions importantes en matieres de technologie, de securite, de qualite et de maitrise des budgets. Ainsi la fonction de maintenance a I’hbpital prend de plus en plus d’importance, obligeant tout service biomedical a s’interroger sur sa strategic de maintenance. L’etude de la maintenance industrielle montre que la quasi-totalite de ses concepts et de ses pratiques, tant operationnels qu’organisationnels, sont sous certaines conditions transferables de facon benefique a la maintenance biomedicale. Les services biomedicaux peuvent done s’inspirer des methodes de maintenance industrielle pour initier de nouvelles strategies de maintenance. Neanmoins, il convient de developper une methodologie d’application et de prioriser les actions de maintenance en fonction des realites du terrain. 0 2001 Editions scientifiques et medicales Elsevier SAS maintenance
biom6dicale
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industrielle
I strategic
de maintenance
Summary - New maintenance strategies and cooperation for the biomedical services in a changing environment. ln a high statutory context, hospitals continue to meet important evolutions in technology, safety, qwality and budget control. Thus, the function of hospital maintenance becomes increasingly important, requiring any biomedical service to wonder about its maintenance strategy. Research into industrial maintenance shows that nearly all of its concepts and practices, both operational and organizational, are transferable to biomedical maintenance in a beneficial way. Thus, the biomedical services can be inspired by the methods of industrial maintenance in order to initiate new maintenance strategies. Nevertheless, it is advisable to develop an application methodology and to prioritize the maintenance actions according to the realities of the field. 02001 i?ditions scientifiqwes et medicales Elsevier SAS biomedical
maintenance
/ industrial
maintenance
Dans les vingt dernieres an&es, la maintenance, tous secteurs d’activites confondus, a beaucoup change. De nombreux facteurs, saris etre propres au secteur de la maintenance, ont conduit et participe A ce changement. On retiendra : la variete et la complexite des equipements, une recherche toujours plus grande de
I maintenance
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qualite, la necessite imperieuse de fiabilite, de securite, le developpement de la relation client-fournisseur dans un contexte de plus en plus concurrentiel, et l’evolution et le renforcement des reglementations tant nationales que supranationales. Les entreprises, pour adapter leur maintenance et faire face a tous ces
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nouveaux de& ont du developper de nouveaux concepts, definir des indicateurs et utiliser des outils d’evaluation, d’analyse et de suivi appropries. Elles ont CtC amenees a definir de nouvelles methodes et, pour progresser eflicacement, a developper de veritables strategies de maintenance. La maintenance biomedicale hospital&e, bien que d’un developpement plus recent, a subi Cgalement ces evolutions de l’environnement et des techniques. Participant au monde de la Sante, elle s’est trouvee de plus confrontee aux exigences specifiques de ce milieu : - renforcement de la securite sanitaire : loi du 1”’ juillet 1998, materiovigilance, marquage CE, arrete sur l’anesthesie, circulaires recentes sur l’hemodialyse ; - developpement de l’evaluation et de la qualite : d&ret n “97-346 du 7 avril 1997 sur l’accreditation, Guide de bonne execution des analyses (GBEA) applicable au laboratoire, demarche qualite en sterilisation ; - respect de l’environnement : elimination des dechets liquides et solides, gestion des effluents de radiologie ; -ma&rise des budgets : reforme hospitaliere et ordonnances du 24 avril 1996. Pour faire face a ces nouveaux de&, a l’hopital comme dans l’industrie, la fonction de maintenance a la necessite imperieuse de s’adapter. Les responsables de maintenance biomedicale sont done amen& a reflechir sur leur pratique et a developper de veritables politiques ou strategies de maintenance. Pour les y aider il nous a paru interessant d’analyser les principes, outils et experiences mis en ceuvre dans le secteur de la maintenance industrielle, puis d’etudier leur possibilite de transfert et d’adaptation au contexte particulier par certains aspects de la maintenance biomedicale hospital&e. Cette analyse a CtC conduite sur deux plans, l’examen sur le terrain d’une douzaine d’experiences de maintenance industrielle, puis des entretiens avec des experts en maintenance. Des recherches bibliographiques ont complete ce travail et permis d’etablir un bilan des methodes et des pratiques utilisees en maintenance industrielle. 11en ressort que l’objectif premier de la maintenance est de contribuer a la satisfaction des exigences de la production tout en evoluant dans un contexte de co&s maitrises. Pour atteindre cet objectif, les services de maintenance industrielle cherchent a optimiser les diverses facettes de leur maintenance (maintenance interne et sous-traitee, achat et gestion des stocks) ; pour progresser dans ce sens ils sont conduits a engager de veritables strategies. Pour ce qui concerne l’activite
et al.
interne, ces strategies, ou politiques, englobent generalement la volonte affirmee d’ameliorer la reactivite, de diminuer la maintenance corrective, de developper le preventif, de mieux planifier les actions de maintenance, de plus impliquer les operateurs dans le processus de maintenance par des methodes inspir&es de la total productive maintenance (TPM), et de developper la communication. L’ensemble de ces dispositions passe souvent par une plus grande responsabilisation des equipes de maintenance, le rapprochement de la maintenance et de la production, la gestion et l’analyse du retour d’experience et la publication des activites de maintenance. Pour ce qui est de la maintenance sous-traitee, dont la repartition varie d’une entreprise a l’autre mais tend a se developper, elle a une place de choix dans les strategies elaborees. Pour mieux la prendre en charge et la gber, les services de maintenance souhaitent s’investir plus avant dans l’evaluation des besoins, la definition des exigences, la contractualisation des prestations, le choix des prestataires et le suivi de la sous-traitance en termes de moyens et de resultats. La partie achat reste quant a elle, un domaine dans lequel les responsables de maintenance estiment ne pas etre assez associes. I1 leur parait pourtant evident que c’est lors de l’achat que se determine la maintenance future. Pour cette raison, ils souhaitent dans les annees a venir s’investir dans les procedures d’achats de facon a mieux definir les besoins et les performances des nouveaux equipements, et evaluer les divers materiels, (mean time between failure ou moyenne des temps entre deux defaillances [MTBF, on l’assimile a la moyenne des temps de bons fonctionnement], analyse des modes de defaillances, de leurs effets et de leur criticite [AMDEC], etc.), pour pouvoir integrer au plus tot les co&s de maintenance (life cycle cost ou cotit du cycle de vie [LCC]). La gestion des stocks reste dans de nombreuses entreprises un domaine partage entre les services financiers et les services de maintenance. NCanmoins, les responsables souhaitent, la encore, developper une gestion des stocks de pieces de rechange au plus pres des besoins. 11s envisagent de detinir, grace aux possibilites d’analyse et d’evaluation de la GMAO (gestion de la maintenance assistee par ordinateur), un stock minimum par materiel permettant ainsi un reapprovisionnement automatique et informatise des pieces de rechange. L’etude de quelques experiences industrielles montre que l’optimisation de la maintenance necessite, au sein des entreprises, l’integration et le developpement d’activites nouvelles telles que la gestion des actions de maintenance. Pour toutes ces raisons,
Strattgies de maintenance et de coopkation biomCdicales
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Mkthodes
TECHNIQUE
Responsable de la maintenance -fixer les objectifs -d&fink les s tratkgies -piloter l’activitk -dynamiser l’organisation
+ EXPltRIENCE
-Gestion, analyse, kvaluation et suivi -Prbparation et ordonnancement -Conseil et expertise
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Figure 1. StratCgie d’optimisation
TRhS TECHNIQUE -RCalisation de la maintenance corrective et prbentive -Mise 5 jour du retour d’expk-ience -Formation
de la maintenance industrielle.
les responsables de maintenance conservent, d&eloppent et structurent en inteme des compktences techniques et d’analyses trks fortes. D’un point de vue organisationnel, ils sont amen& 2i &parer la rkflexion de l’action en dkveloppant un service de m&hodes parallklement aux actions de maintenance. Ces premiers contacts avec les entreprises permettent d’&ablir un schCma des stratkgies de maintenance industrielle figure I), tant opkrationnelles qu’organisationnelles. Ces expkiences montrent que si la maintenance a longtemps Ctk consid&+e comme un ma1 nkcessaire, elle est devenue une fonction (( cl6 H oti l’intelligence de l’homme est de plus en plus dkterminante. D’un point de vue pragmatique, l’analyse des op&ations et des organisations de maintenance industrielle a permis de poser les prkmices de pratiques communes de maintenance. Elles offrent la possibilit6 d’application A des secteurs longtemps consid& rks ?t part, comme celui de la maintenance biomkditale hospitalike. L’int&%t est d’autant plus grand, dans un contexte rkglementaire fort, que la maintenance biomkdicale se doit, comme la maintenance industrielle vis-St-vis de la production, de s’adapter pour participer activement aux objectifs de l’hepital, A savoir : le dkveloppement de la prise en charge
thkrapeutique, l’amklioration de la qualit des soins, l’intQ&t du patient et la maitrise des dkpenses. Partant de ce constat, nous avons done tent6 d’ivaluer l’opportunitf5 que pourrait rep&enter le transfert de certains concepts et pratiques de maintenance industrielle vers la maintenance biom6dicale. Les services de maintenance industrielle fondent en partie 1’amClioration de leurs activitks de maintenance sur l’exploitation des informations issues du retour d’expkience. Un certain nombre de services biomkdicaux, certifi& ou non, a commenck A opQer et A suivre leur maintenance de cette fagon. Beaucoup de responsables de maintenance biomkdicale n’ont encore qu’une vision superficielle de leur maintenance, davantage fondle sur l’expkrience que sur l’utilisation de vkritables mkthodes et d’outils d’kvaluation. L’analyse des causes et des types de pannes leur permettrait de mieux suivre l’kvolution de leur part de matkiels, rendant ainsi plus efficaces les actions de maintenance. Le suivi du nombre et des frkquences de pannes est, lui aussi, d’un apport incontestable pour la fiabilisation des Cquipements en permettant l’adaptation, le dkveloppement et la planification d’actions de maintenance prkventive.
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Outre l’amelioration des activites de maintenance, une meilleure connaissance du comportement des dispositifs medicaux ameliore la gestion des stocks et le renouvellement des Cquipements. Cette activite de (( gestion ((, facilitee par une GMAO, apparait comme indispensable pour d’abord, evaluer l’efticacite des actions de maintenance (temps de reparation, cotits, etc.), puis pour les ameliorer. L’etablissement de tableaux de bord par les responsables des services biomedicaux reste la meilleure facon de suivre la maintenance en termes d’activites, de cotits de fonctionnement et par la suite de pouvoir mieux la justifier. Les responsables biomedicaux ont ainsi, a l’image de l’industrie, tout inter& a utiliser et a developper des methodes et des outils leur permettant de suivre, d’evaluer et d’orienter leur activite de maintenance. Parallelement Q cette activite de gestion et d’evaluation des actions de maintenance, d’autres pratiques utilisees dans l’industrie s’averent applicables et benefiques a la maintenance biomedicale : - la repartition des tdches et des fonctions au sein des equipes de maintenance de facon a mieux assurer la prise en compte des demandes d’intervention et leur gestion, permet d’ameliorer la reactivite des services biomedicaux et de reduire l’indisponibilite des Cquipements ; - pour la maintenance preventive, une des facons de l’ameliorer consiste, comme dans l’industrie, a prevoir et organiser sa planification. Une autre approche fondle sur la maintenance basee sur la fiabilite (MBF) permet d’optimiser les operations de maintenance preventive. Une experimentation de cette methode realisee sur la climatisation de blocs operatoires a permis de diminuer les co&s du preventif de l’ordre de 30 % [I]. M6me si l’on voit tout l’interet de cette methode, il semble difficile, compte tenu de sa mise en ceuvre, de l’appliquer de facon courante. D’autre part, les entreprises industrielles pour assurer le suivi et l’amelioration de leur maintenance structurent leur service de maintenance en deux
et al
secteurs, l’un correspondant aux methodes l’autre a l’execution. Les services biomedicaux peuvent saisir l’opportunite d’une telle organisation pour se dormer les moyens de gerer au mieux leur maintenance. Pour les achats, a la difference des entreprises, il est dans les prerogatives des responsables des services biomedicaux d’en assurer la realisation. Cependant, partant du principe industriel que (( c’est a l’achat que se determine la maintenance future )), il est souhaitable, comme dans l’industrie, que le biomedical developpe avant l’achat ses connaissances sur le comportement des futurs equipements. En cela, l’obtention et l’etude des donnees fournisseurs concernant la disponibilite des equipements (MTBF), la fiabilite (AMDEC) et les cotits globaux d’acquisition (LCC), sont autant d’elements importants permettant de mieux anticiper et gerer la maintenance. Ces evaluations qui se developpent dans la maintenance industrielle, peuvent paraitre lourdes a realiser ou a obtenir au niveau de chaque service biomedical. On peut tout a fait concevoir sur des equipements a hautes technologies (imagerie par resonance magnetique, scanner, etc.) ou a grande diffusion (perfusion, etc.) que ces etudes soient, la aussi, eventuellement realisees par une organisation de maintenance plus centralisee Le pourcentage de la maintenance biomedicale sous-traitee par rapport a la maintenance interne varie, comme dans l’industrie, d’un service a l’autre. Selon une etude realisee en 1998 (tableau I), elle represente en general pres de 80 % de la maintenance totale. On comprend done mieux l’interet que doivent absolument porter les responsables biomedicaux a cette forme de maintenance. Pour les aider, on trouve dans la maintenance industrielle et dans la bibliographie [5] des methodes et des pratiques interessantes a developper. Elles concement principalement l’evaluation des besoins en maintenance sous-traitee (competences humaines, techniques, etc.), la
StratCgies
de maintenance
contractualisation avec les obligations de moyens et de resultats, le suivi des activites des sous-traitants, sans oublier le developpement du partenariat ou chacun tient compte des objectifs de l’autre. Autant de notions et de concepts que doivent integrer les services biomedicaux pour mieux martriser la maintenance sous-traitee, tant les enjeux securitaires et economiques sont importants. Une des fagons pour les entreprises d’ameliorer leur maintenance, consiste a impliquer les operateurs de production dans la prise en charge de leurs equipements, en d’autres termes a se les approprier. La difficulte d’application dans les services hospitaliers reside principalement dans le fait qu’a l’inverse d’une grande partie des entreprises, l’hopital se distingue par une multitude d’equipements, plus de 4 000 categories de dispositifs medicaux selon Mousny [6], et par un nombre important d’utilisateurs en grande pat-tie sans culture technique. Cet &at de fait est, a lui seul, une raison supplementaire pour que les services biomedicaux mettent en place des actions visant a former le personnel soignant a une meilleure utilisation des dispositifs medicaux et a les sensibiliser a la (( technique )). Les resultats de plusieurs etudes confortent d’ailleurs cette idee. La premiere, me&e en 1998 a l’hopital RobertDebt-C de Paris, revele que les coats de maintenance dus a la casse et aux mauvaises utilisations des dispositifs medicaux representent pres de 30 % du coat total du correctif [7]. Une seconde, dont les resultats sont represent& dans le tableau ZZ, permet legitimement d’estimer que les forts pourcentages d’erreurs d’utilisation,
et de coop&ration
biomtdicales
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recenses dans le cadre de la materiovigilance, ont des repercussions sur la maintenance biomedicale. Cette realite des pratiques hospitalieres, entretenue par un apport croissant de nouveaux Cquipements et de nouvelles technologies, montre l’utilite et la necessite de developper des notions techniques et d’appropriation chez le personnel soignant. Une des possibilites d’y parvenir consiste a mettre en place a l’initiative des services biomedicaux, des programmes de sensibilisation et de formation des utilisateurs. Le developpement d’une telle demarche presente plusieurs inter&s : -pour le patient, la qualite et la securite des soins s’en trouvent renforcees ; - concert-rant le personnel soignant, cela se traduit par une meilleure prise en charge technique des dispositifs, par une plus grande disponibilite des equipements et une meilleure aisance dans leur utilisation ; - la maintenance voit, quant a elle, son efficacite augmentee et ses co&s diminues ; - le technicien de maintenance, lib&e en pat-tie des taches correctives, peut se consacrer soit a des actions plus techniques, soit a la formation ou a la gestion des informations issues du retour d’experience : c’est le metier de technicien qui en ressort valorise ; Ce tour d’horizon sur l’application des methodes et pratiques de maintenance industrielle pet-met de les classer en trois categories : - celles concemant la gestion inteme de la maintenance, la sous-traitance et la planification, sont en
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L. Richard et al.
l-Classification
~-~~par~ti~n
des taches de maintenance
de I’action, de la reRexion
2-~~vel~~peme~t tenance
Figure 2. Strattgie d’optimisation
d’une or~a~isat~o~ ~orn~~~rne~tair~
de la maintenance biomkdicale.
et ce~tral~satri~e
de main-
Strategies de maintenance et de coopkration biomedicales
grande partie applicables et benefiques au service biomedicaux ; - d’autres, telles que (( l’implication des utilisateurs dans la prise en charge de leurs Cquipements H sont, certes plus difficilement applicables, mais compte tenu de leurs inter&s, doivent absolument trouver les moyens d’etre developpees par les services biomedicaux ; - les dernieres, ayant plus attrait a la connaissance du comportement et aux couts des equipements (AMDEC, LCC, etc.), ainsi qu’a l’optimisation du preventif (MBF), sont benefiques et applicables au biomedical, mais necessitent d’etre mises en oeuvre par une organisation Cventuellement centralisee de maintenance. Cette etude a montre que les services biomedicaux sont de plus en plus amen& a developper des actions de gestion, de planification, de conseil et de formation. Pour cette raison il est necessaire, a l’instar de la maintenance industrielle, d’adapter et d’optimiser l’organisation interne des services biomedicaux en separant la reflexion de l’action, et en developpant une organisation ou les methodes et l’execution, bien que complementaires, soient clairement distinctes et structurees. Cependant pour des raisons techniques et d’efficacite, certains concepts ayant plus attrait a la surete de fonctionnement (fiabilite, maintenabilite, disponibilite, securite [FMDS]), a l’optimisation de la maintenance preventive (MBF) et aux achats (LCC) justifieraient techniquement et economiquement le developpement d’une organisation biomedicale complementaire et centralike. LaJigure 2 issue de cette analyse resume les strategies a developper pour une optimisation operationnelle et organisationnelle de la maintenance biomedicale. CONCLUSION Les quelques experiences de maintenance industrielle completees par des entretiens avec des experts en maintenance et par un vaste tour d’horizon bibliographique, nous ont montre une grande similitude entre les problemes industriels et ceux du monde bio-
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medical. De ce fait, les responsables de maintenance biomedicale ont tout inter&t a decouvrir et a se sensibiliser aux nombreux concepts qui sont a leur disposition pour ameliorer leur maintenance. Comme ils gagneraient d’ailleurs, a etablir des liens avec les mainteneurs industriels. En effet, il ne pourra y avoir optimisation de la maintenance biomedicale, sans l’integration des methodes qui ont fait leurs preuves dans le monde industriel. D’autant plus que cette etude montre qu’elles sont en tres grande partie transferables et benefiques a la maintenance biomedicale, et permettent de developper des strategies d’actions. Cela dit, une methodologie d’application des concepts et des pratiques pour les services biomedicaux reste a definir. Ainsi, dans l’avenir, le travail consistera a realiser en interne un autodiagnostic de sa maintenance, a en degager des plans d’actions, a determiner et a en mesurer les enjeux, a proposer des outils d’application correspondant et a mettre en place des indicateurs de suivi et d’evaluation de sa strategic. Seule, une maintenance biomedicale de qualite, structuree et organike, utilisant au mieux les methodes industrielles et l’intelligence des hommes, peut y contribuer efficacement. RkFliRENCES Richet D, Gabriel M, Malon D, Blaison G. Maintenance bake sur la fiabilite. Un outil pour la certification. Paris : Masson ; 1996. Syndicat national de I’industrie des technologies mtdicales (SNITEM). L’indushie des technologies medicales. Ville d’edition : maison d’edition ; 1998. Bouvet D, Femandes G. Maintenance : faire ou faire-faire. [DESS]. Compiegne : universite de technologie de Compiegne ; 1999. Service des statistiques des etudes et des systbmes d’information ; 1998. Francastel JC. La fonction maintenance : De l’expression a la satisfaction des besoins. Paris : AFNOR ; 1999. Mousny F. Fonction maintenance. Fondation maintenance 1996 ; 13 : p. 26. Prevost D. Formation des personnels utilisateurs et deconcentration des budgets de maintenance [mast&e Cquipements biomedicaux]. Compiegne : universite de technologie de Compitgne ; 1999.