Créer et faire vivre le système documentaire du laboratoire

!ii~i~ii~i~I~i!li~' i~iiii~il liI~""~i~...... ~'~~' ~ ~ ~'.... Procdduresopdratoiresexistantes

Hygiene& sdcuritd

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Gestiondesarchives

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Gestion du matddel

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Approvisionnements~

Syst~medocumentaireconforme

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56

I' Du plusgdndml -I

Au plusddtailld I

ii~i!!i~i!~i~!i!i~i/!¸~¸¸I¸~ , ianvier2004,N° 359

- Gestion documentaire - Gestion des ressources humaines - Locaux - Materiel - Consommables - Aspect administratif de I'analyse (secretariat, reception, accueil ) - Aspect technique de I'analyse (prelevement) - Logistique (transport) - Actions correctives et preventives - #volution du systeme qualite - Hygiene et securite - Informatique - Etc.

01 I

02 03 04 05

Ce Nee a¢~raff s a t toules It* pages d u d~et.ment .~

N~ltre du docmnent ~t son dtre

HOP~TAL TENON

PP~OC ~ LNE

P,~f;PR 0403 ¢rslon:Ol

lab~atd~ & Virologic

Aelmt & r~ftmme du m~H¢! b~m~

~,t¢: ~ I 102 ?eae V3

1

06

07

Erasable du Nrsceax~tOa [aMratolre.

l~efkrenee du ~ : PR = pr~&lure = uatme du docmnelg 04 = m_al~fiel= domained ~ppllcation

08

03 = 3 ~

document

daitsle domaine mat6riel = ordr© de cr6ati~m du document par don~i~e d'applieadtm Version : permet de savoir comblen de foi~ le document a 6t~ n~lffi~ ; date de cl~adoa de ta version ea coats

09 10 11 12 Bloc de saivi de ta diffusion du doculnellls

"~,

>- Classez les documents par rapport au domaine d'application qu'ils concernent. Vous pouvez, tout simplement, a d o p t e r une numerotation chron o l o g i q u e des d o c u m e n t s par domaine d'application. Maintenant, vous avez toutes les donnees pour etablir la reference de vos documents. Ce qui nous donne une reference c o m p o s e e de trois elements (figure 3).

V~if~te~

DaM:

~M:~mbateur

Date:

Date:

Nora:

N,~:

l Figure 4 / La page de garde.

I

Nature du document ~ Ex: PR proc6dure /

R 6 f = . A . B_ _. C .

/

m

Proc6dure de validation des documents qualitY-

Num~ro d'ordre de r~daction du document par rapport au domaine d'application Ex 03

/m . ~m . ~ Domaine d'application I If Ex : 04 mat&iel -~ Ref PR 04 03 (3e procedure concernant le materiel)

RQ,biologistes, technieiens.

=

[7£

~Figure 3 / Attribution d'une reference.

' 110u

<> OUl

II vous faut ensuite mettre en place une p r e s e n t a t i o n h o m o g e n e . Sur tous les d o c u m e n t s en a d o p t a n t la meme page de garde (figure 4). Un d o c u m e n t ne peut 6tre diffuse que s'il a ete valide par les personnes competentes du service (figure 5). Votre document est pret & etre diffuse dans le service. Veillez & conserver la version originale dans un lieu rassemblant I'ensemble de vos d o c u m e n t s et diffuser des copies aux

postes de travail. II n'est pas indispensable de mettre & disposition de t o u s l e s postes toute la d o c u m e n t a t i o n ; il suffit de rassembler au sein du classeur d'un poste la d o c u m e n t a t i o n se rapportant aux processus qui y sont mis en oeuvre.

Rose-Marie

Approbation]Chefde service m

ilOZ ~

oul

l Diffusion ]

RQ

Martins

Olivier Ovaguimian Laboratoire de virologie, Hdpital Tenon, Paris.

I Figure 5 / Le circuit de validation.

Revue Fran(;aise des Laboratoires, janvier 2 0 0 4 , N ° 3 5 9

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