- Email: [email protected]
La démarche du groupement pharmaceutique Midi-Pyrénées Garonne
Article
La démarche du groupement pharmaceutique Midi-Pyrénées Garonne L. Rolland 1*, A. Boyer 2 1 2
harmacien, Centre Hospitalier de Cahors – Représentant du Coordonnateur du Groupement P d’achat pharmaceutique Midi-Pyrénées Garonne Directeur adjoint, Centre Hospitalier de Cahors
Introduction Cette présentation porte sur la démarche engagée pendant l’année 2009 par le groupement pharmaceutique MidiPyrénées Garonne, coordonné par le Centre Hospitalier de Cahors, au sujet de la dématérialisation des procédures de marchés publics et plus particulièrement le dépôt des offres.
Que représente la massification pour les produits de santé En termes de massification des achats, il nous semble important de préciser un certain nombre de notions.
Le Groupement pharmaceutique Midi-Pyrénées Garonne est coordonné par le Centre Hospitalier de Cahors qui organise l’ensemble du processus achat pour les 48 adhérents (principalement des centres hospitaliers de la région Midi Pyrénées, et presque 5 000 lits MCO). Tout d’abord, un premier travail consiste à évaluer le besoin de l’ensemble des adhérents à la fois pour les médicaments et les dispositifs médicaux (DM). Pour y répondre, nous organisons des appels d’offres (AO) avec une procédure pour les DM et une procédure pour les médicaments. La durée de chaque marché est de 2 ans, nous passons un marché par an en alternant DM et médicaments. Les données quantitatives peuvent être résumées comme indiquées dans le tableau I.
Tableau I
Données quantitatives des procédures d’appel d’offres. AO médicaments 2008
AO DM 2009
Nombre de lots
467
528
Nombre de références Nombre de lignes totales quantifiées par tous les adhérents Nombre de produits consommés sur la durée du marché Nombre de pages du dossier de consultation (quantités exprimées)
887
1 351
17 700
11 000
78 millions d’UCD (unité commune de dispensation)
140 millions d’unités
548
483
Correspondance. e-mail : [email protected]
39 © 2010 Elsevier Masson SAS. Tous droits réservés. Le Pharmacien hospitalier 2010;45:39-44
L. Rolland , A. Boyer
Le Pharmacien hospitalier 2010;45:39-44
En ce qui concerne les deux procédures d’AO (médicaments 2008/2009 et DM 2009/2010), les données volumétriques sont mentionnées dans le tableau II. La volonté de notre groupement est de gérer à la fois des procédures d’AO mais aussi des procédures de marchés négociés (MN). Ainsi, chaque adhérent dispose de marchés couvrant tout le portefeuille des deux catégories de produits que nous gérons, c’est-à-dire les DM et les médicaments. Les données quantitatives concernant les procédures MN sont résumées dans le tableau III (les calendriers étant calqués sur ceux des AO). Ainsi, en moyenne, chaque établissement du groupement est concerné par 720 lignes médicaments et 280 lignes DM (AO et MN).
Un pré-requis : un logiciel dédié, mais… Nous avons fait le choix d’utiliser un logiciel dédié pour la gestion de toutes nos procédures de demandes de prix. Notre objectif est d’automatiser des tâches de saisies informatiques qui n’ont pas de valeur ajoutée mais qui si elles sont mal faites sont source d’erreur grave (quantification, prix proposés erronés). Nous utilisons pour cela le logiciel Epicure® de la société Pharmatic, qui est un outil de gestion indispensable pour traiter la masse importante d’informations à recevoir ou à communiquer. En l’absence d’informatique, il est très compliqué, voire impossible, de gérer 1 200 réponses pour les médicaments et plus du double pour les DM ainsi que les quantifications (soit
46 500 lignes au total pour les 2 campagnes en 2 ans et une moyenne de 23 250 lignes par campagne) des adhérents pour les AO et les MN médicaments et DM. Il permet de gérer les appels d’offres, les accords-cadres, les marchés négociés, notamment. Nous sommes déjà dans une démarche de dématérialisation dans nos échanges avec nos adhérents (quantifications) et avec les candidats (fichiers dits .cmp, .cry et .rst : formats d‘échange simplifié). Il n’y a pratiquement pas de ressaisie des quantités des adhérents ou des offres de prix des candidats par le secrétariat de l’hôpital de Cahors qui assure le secrétariat du groupement. Par contre, les 47 autres adhérents du groupement travaillent encore aujourd’hui « à la main » ; ils saisissent leurs besoins dans un fichier électronique (qui nous est ensuite adressé) et au moment des résultats des consultations ils doivent saisir dans leur logiciel interne de gestion économique et financière (GEF) les prix, avec tous les risques d’erreurs qui s’en suivent (environ 10 à 15 jours par campagne de travail par adhérents). Une réflexion est menée pour automatiser ces tâches. Pour le groupement une charge de travail, estimée à environ 15 jours de « secrétariat » et assurée par la pharmacie de l’hôpital de Cahors à la fin des marchés, est encore « papier » et non informatique. Il s’agit d’éditer tous les documents à signer, les signer, les photocopier, les scanner, réaliser des CD-ROM, les adresser aux adhérents (qui se chargent ensuite de la transmission auprès du Trésor Public) et aux candidats retenus pour l’exécution du marché. Ici aussi, nous travaillons à automatiser ces tâches pour optimiser notre temps de travail, mais aussi participer au développement durable (zéro papier).
Tableau II
Données volumétriques des procédures d’appel d’offres. Nombre de candidats
AO médicaments 2008
AO DM 2009
93
170
Nombre de lignes de réponses
1 182
2 485
Nombre de pondérations réalisées
995
2 400
Nombre de lots attribués
455
509
MN médicaments 2008
MN DM 2009
Tableau III
Données quantitatives des procédures des marchés négociés. Nombre de fournisseurs Nombre de références
Nombre de lignes totales quantifiées par tous les adhérents Nombre de produits consommés sur la durée du marché
40
103
164
1 625
1 156
15 600
2 200
27 millions d’UCD
3 millions d’unités
La démarche du groupement pharmaceutique Midi-Pyrénées Garonne
Notre expérience de la dématérialisation des procédures Pour essayer de répondre aux objectifs de 2012 de dématérialisation des procédures d’achat et plus particulièrement au dépôt des offres de prix par le candidat sur une plate-forme d’achat, nous avons mis en place un essai de dématérialisation au cours du printemps 2009 pour les industriels du médicament, pour pouvoir mieux appréhender le fonctionnement de la dématérialisation d’une campagne d’achat, constater les points positifs et les améliorations à apporter, dont le bilan est le suivant pour optimiser cette obligation et mettre en place un standard. Nous avons effectué un essai de simulation sur notre plateforme de dématérialisation (dans la partie « école ») sous notre profil acheteur dans des conditions réelles où nous avons déposé un dossier fictif de consultation des entreprises (DCE). Un certain nombre de fournisseurs a été présélectionné, puis d’autres se sont joints au test ; au total 15 « candidats » ont participé à ce test. Il était indiqué dans ce DCE que les candidats pouvaient répondre électroniquement deux fois, au choix : • une fois, ils pouvaient répondre comme ils avaient imaginé pouvoir répondre et comme cela est organisé par leur cellule marché (sans « contrainte ») ; • l’autre fois, ils devaient respecter un format d’écriture d’harmonisation concernant le libellé des noms de fichiers déposés (format d’écriture « contraint » pour créer, valider et proposer un standard). Les candidats avaient un mois pour transmettre leurs « offres » dématérialisées sur la plate-forme utilisée par le centre hospitalier de Cahors : www.achatpublic.com (Fig. 1). Pour rappel, le coordonnateur ouvre la salle correspondant à la consultation, où le DCE est disponible pour être téléchargé. Le candidat intéressé analyse le DCE après son téléchargement, établit son offre, la crypte et la dépose sur la plate-forme. A la date et heure limites de réponse, la salle est fermée. Les offres sont récupérées par le coordonnateur, décryptées, analysées, et après le choix du candidat ayant présenté la meilleure offre, le coordonnateur transmet les résultats aux candidats négatifs puis positifs. Pour notre essai : • tous les fournisseurs ont transmis leurs offres les derniers jours ; • certains ont répondu selon les 2 possibilités (6) ; • d’autres n’ont répondu qu’avec notre format d’écriture (7) ;
• d’autres ont répondu sans tenir compte du format d’écriture demandé (2) (Fig. 2). Pour 21 offres transmises, la durée totale de téléchargement a été de 25 minutes, sans problème (téléchargement, rapidité). Pour cet essai, il n’y a pas de décryptage réel des offres. L’analyse des offres s’est faite par l’intégration des fichiers « .cry » sans difficulté dans Epicure®, mais ce n’était pas le but premier de cet essai. Les difficultés ont porté sur la gestion de tous les documents administratifs transmis. Pour le groupement Garonne, le pharmacien est le représentant du coordonnateur et a en charge la partie « administrative » (« validation » du candidat) ; elle est organisée par la pharmacie de l’hôpital de Cahors. Les principales difficultés rencontrées portent sur la manière de retrouver les informations dans les fichiers transmis, de les identifier, de les ouvrir, de les valider. Tout cela prend du temps et il est indispensable de s’organiser en créant un standard. Le fait que certains fournisseurs n’aient pas respecté la demande a entraîné des nombreuses difficultés. La dénomination des fichiers reçus n’était pas homogène dans leurs appellations, dans leurs présentations (des minuscules ou des majuscules, par exemple). Le temps de validation du candidat a été accru et peut être source d’erreurs ou de litiges (Fig. 2). Nous avons souhaité remédier à cette difficulté en définissant un format standard d’écriture des noms des fichiers transmis intégrant le nom du laboratoire, le nom des pièces. Il apparaît indispensable d’organiser la transmission et la dénomination des pièces, pour éviter ensuite toute confusion ou risque d’erreur. Cette organisation simple permet une analyse plus rapide pour l’acheteur des pièces du marché et le candidat peut ainsi avoir tous ces documents prêts à être transmis à tout acheteur pour tout AO avec un standard simple et pratique. Le standard proposé est le suivant : • le nom du laboratoire il peut être entier, ou bien être raccourci (les 3 premières lettres ( jusqu’à 5 lettres) ; en exemple le laboratoire Martin, candidat, peut indiquer : º martin ; º mar ; º mart ; º marti. S’il est constitué de plusieurs noms, il peut indiquer par exemple pour le laboratoire Martin Dupont Durant : º martindd ; º mdd ; º mardd ;
41
L. Rolland , A. Boyer
Le Pharmacien hospitalier 2010;45:39-44
achatpublic.com
Industriels (lecture avis de publicité)
analyse et réponses
DCE dont .cmp
ouverture de la salle
Groupement Garonne analyses Offre dont .cry
Offre dont .cry
fermeture de la salle
REPONSES Garonne Figure 1. Organisation des échanges sur la plate-forme deGroupement dématérialisation.
- FMC
16 12 09
Figure 2. Exemple de réponses : une conforme (à gauche), une qui ne respecte pas le standard demandé (à droite).
42
1
La démarche du groupement pharmaceutique Midi-Pyrénées Garonne
Dans tous les cas, il ne devra pas faire apparaître laboratoire, société anonyme (SA) … • la désignation de la pièce devra être la plus claire et la plus simple possible ; pour certaines il est demandé un format d’écriture : º l’acte d’engagement : AE º le DC4, DC5… : DC4, DC5 º catalogues, tarifs : tarif º tableau d’offre de prix : prix º la fiche fournisseur : fichfour NB : un glossaire est en cours de validation • tous les fichiers électroniques seront nommés de la façon suivante : nom du laboratoire_désignation de la pièce A l’exception : º des pièces importantes : pour les identifier de façon rapide, le format proposé est le suivant (under-score au début) : _nom du laboratoire_désignation de la pièce en majuscules. Ces pièces sont : • les documents administratifs ; • l’offre ; º du format .cry : il ne sera pas renommé et déposé tel quel (présenté à l’article 4.2.2.b). • en exemple, le laboratoire Martin, candidat, identifiera ses documents de façon suivante : º pièces importantes : _nom du laboratoire_désignation de la pièce en majuscules ; º autres pièces : nom du laboratoire_désignation de la pièce en minuscules ; º format .cry : la réponse électronique non renommée. Alors qu’il s’agissait d’un test, certains fournisseurs ont, de plus, renvoyé des éléments non demandés, comme par exemple des cahiers des charges administratifs et techniques particuliers signés. Un fournisseur a compressé un fichier en format « .zip », ce qui prend du temps à l’ouverture. Un autre a oublié le fichier « .cry ». Tous ces éléments peuvent alourdir le fichier de réponse pour le dépôt et le téléchargement par la plate-forme le jour de l’ouverture des offres. Différents points sont donc à noter pour proposer un standard d’écriture et d’harmonisation des réponses : • le choix simple du nom du laboratoire, de la désignation des pièces permettent une lecture facile des réponses (qui seront donc toutes présentées de la même façon) pour l’acheteur et pour le candidat une simplification par l’organisation de ses réponses à tous les AO ; • un glossaire permettra d’harmoniser les noms des pièces et est commun à tous les acheteurs (acte d’engagement : AE, en exemple) (en cours de validation) ; • « l’under-score » renvoie systématique en début de dossier les pièces importantes.
La mise en application simple de ces recommandations facilite le travail de tous, à la fois de l’acheteur mais aussi du candidat. Cette harmonisation semble nécessaire pour mieux appréhender la dématérialisation des offres, qui est en amont de tout le circuit d’approvisionnement, qui lui est déjà très structuré et codifié pour assurer les échanges de données informatisées. Sur l’ensemble du circuit achat/approvisionnement des produits de santé, la première étape est réalisée quant à la dématérialisation des DCE (et des réponses très rapidement), il ne faut pas oublier le processus approvisionnement qui lui aussi doit continuer à être organisé et tendre vers une dématérialisation complète commande, facture, paiement.
Le club des pharmaciens hospitaliers acheteurs Nous avons créé ce club des pharmaciens hospitaliers acheteurs (CP-HA) depuis fin 2008. Nos objectifs sont de réaliser des échanges d’expériences et des partages d’informations entre les pharmaciens acheteurs hospitaliers. Nous ne parlons pas des prix des marchés. Nous souhaitons communiquer avec les institutionnels et les fournisseurs. Surtout, nous souhaitons professionnaliser l’achat. Nous avons constitué un comité de coordination composé de neuf pharmaciens hospitaliers et un bureau composé de quatre pharmaciens. Enfin des commissions techniques ont été créées. Un des premiers axes de travail se porte sur la dématérialisation. Nous menons en commun une réflexion d’harmonisation des noms de fichiers ainsi que sa diffusion et sa validation.
Conclusion Même si les premières tentatives lors de cet essai ont montré des erreurs, des oublis, des écueils, la dynamique est lancée et les obligations réglementaires, qui nous obligent tous, acheteur et candidat, doivent nous stimuler pour mettre en place et en commun un standard et une harmonisation des échanges afin de faciliter le travail de tous en s’appuyant sur l’expertise des acheteurs et les remarques de candidats, et les instances qui les représentent. Il faut également s’organiser et trouver des solutions pour la transmission des informations après les résultats des marchés : • aux adhérents pour pouvoir les intégrer directement dans leur GEF ; • aux candidats ; • au Trésor Public. 43
L. Rolland , A. Boyer
Ainsi les prix, les commandes, les factures pourront être intégrées dans le « circuit complet » de dématérialisation en automatisant des tâches sans valeur ajoutée. Nous allons très rapidement accepter les réponses dématérialisées lors de nos prochaines campagnes d’achats du groupement Garonne, la pharmacie du centre hospitalier de Cahors est prête à les recevoir et les analyser. Nous déposons depuis plus de trois ans déjà sous notre profil acheteur le DCE de nos AO sur notre plate-forme ; le logiciel dédié à la gestion de marchés nous
44
Le Pharmacien hospitalier 2010;45:39-44
permet déjà des échanges électroniques sûrs de quantités, de prix et de résultats. Il ne reste plus qu’à valider le standard d’harmonisation des noms de fichiers lors du dépôt des offres, déjà bien abouti, et surtout faire simple et pratique.
Conflits d’intérêts Les auteurs n’ont déclaré aucun conflit d’intérêts.
La démarche du groupement pharmaceutique Midi-Pyrénées Garonne L. Rolland 1*, A. Boyer 2 1 2
harmacien, Centre Hospitalier de Cahors – Représentant du Coordonnateur du Groupement P d’achat pharmaceutique Midi-Pyrénées Garonne Directeur adjoint, Centre Hospitalier de Cahors
Introduction Cette présentation porte sur la démarche engagée pendant l’année 2009 par le groupement pharmaceutique MidiPyrénées Garonne, coordonné par le Centre Hospitalier de Cahors, au sujet de la dématérialisation des procédures de marchés publics et plus particulièrement le dépôt des offres.
Que représente la massification pour les produits de santé En termes de massification des achats, il nous semble important de préciser un certain nombre de notions.
Le Groupement pharmaceutique Midi-Pyrénées Garonne est coordonné par le Centre Hospitalier de Cahors qui organise l’ensemble du processus achat pour les 48 adhérents (principalement des centres hospitaliers de la région Midi Pyrénées, et presque 5 000 lits MCO). Tout d’abord, un premier travail consiste à évaluer le besoin de l’ensemble des adhérents à la fois pour les médicaments et les dispositifs médicaux (DM). Pour y répondre, nous organisons des appels d’offres (AO) avec une procédure pour les DM et une procédure pour les médicaments. La durée de chaque marché est de 2 ans, nous passons un marché par an en alternant DM et médicaments. Les données quantitatives peuvent être résumées comme indiquées dans le tableau I.
Tableau I
Données quantitatives des procédures d’appel d’offres. AO médicaments 2008
AO DM 2009
Nombre de lots
467
528
Nombre de références Nombre de lignes totales quantifiées par tous les adhérents Nombre de produits consommés sur la durée du marché Nombre de pages du dossier de consultation (quantités exprimées)
887
1 351
17 700
11 000
78 millions d’UCD (unité commune de dispensation)
140 millions d’unités
548
483
Correspondance. e-mail : [email protected]
39 © 2010 Elsevier Masson SAS. Tous droits réservés. Le Pharmacien hospitalier 2010;45:39-44
L. Rolland , A. Boyer
Le Pharmacien hospitalier 2010;45:39-44
En ce qui concerne les deux procédures d’AO (médicaments 2008/2009 et DM 2009/2010), les données volumétriques sont mentionnées dans le tableau II. La volonté de notre groupement est de gérer à la fois des procédures d’AO mais aussi des procédures de marchés négociés (MN). Ainsi, chaque adhérent dispose de marchés couvrant tout le portefeuille des deux catégories de produits que nous gérons, c’est-à-dire les DM et les médicaments. Les données quantitatives concernant les procédures MN sont résumées dans le tableau III (les calendriers étant calqués sur ceux des AO). Ainsi, en moyenne, chaque établissement du groupement est concerné par 720 lignes médicaments et 280 lignes DM (AO et MN).
Un pré-requis : un logiciel dédié, mais… Nous avons fait le choix d’utiliser un logiciel dédié pour la gestion de toutes nos procédures de demandes de prix. Notre objectif est d’automatiser des tâches de saisies informatiques qui n’ont pas de valeur ajoutée mais qui si elles sont mal faites sont source d’erreur grave (quantification, prix proposés erronés). Nous utilisons pour cela le logiciel Epicure® de la société Pharmatic, qui est un outil de gestion indispensable pour traiter la masse importante d’informations à recevoir ou à communiquer. En l’absence d’informatique, il est très compliqué, voire impossible, de gérer 1 200 réponses pour les médicaments et plus du double pour les DM ainsi que les quantifications (soit
46 500 lignes au total pour les 2 campagnes en 2 ans et une moyenne de 23 250 lignes par campagne) des adhérents pour les AO et les MN médicaments et DM. Il permet de gérer les appels d’offres, les accords-cadres, les marchés négociés, notamment. Nous sommes déjà dans une démarche de dématérialisation dans nos échanges avec nos adhérents (quantifications) et avec les candidats (fichiers dits .cmp, .cry et .rst : formats d‘échange simplifié). Il n’y a pratiquement pas de ressaisie des quantités des adhérents ou des offres de prix des candidats par le secrétariat de l’hôpital de Cahors qui assure le secrétariat du groupement. Par contre, les 47 autres adhérents du groupement travaillent encore aujourd’hui « à la main » ; ils saisissent leurs besoins dans un fichier électronique (qui nous est ensuite adressé) et au moment des résultats des consultations ils doivent saisir dans leur logiciel interne de gestion économique et financière (GEF) les prix, avec tous les risques d’erreurs qui s’en suivent (environ 10 à 15 jours par campagne de travail par adhérents). Une réflexion est menée pour automatiser ces tâches. Pour le groupement une charge de travail, estimée à environ 15 jours de « secrétariat » et assurée par la pharmacie de l’hôpital de Cahors à la fin des marchés, est encore « papier » et non informatique. Il s’agit d’éditer tous les documents à signer, les signer, les photocopier, les scanner, réaliser des CD-ROM, les adresser aux adhérents (qui se chargent ensuite de la transmission auprès du Trésor Public) et aux candidats retenus pour l’exécution du marché. Ici aussi, nous travaillons à automatiser ces tâches pour optimiser notre temps de travail, mais aussi participer au développement durable (zéro papier).
Tableau II
Données volumétriques des procédures d’appel d’offres. Nombre de candidats
AO médicaments 2008
AO DM 2009
93
170
Nombre de lignes de réponses
1 182
2 485
Nombre de pondérations réalisées
995
2 400
Nombre de lots attribués
455
509
MN médicaments 2008
MN DM 2009
Tableau III
Données quantitatives des procédures des marchés négociés. Nombre de fournisseurs Nombre de références
Nombre de lignes totales quantifiées par tous les adhérents Nombre de produits consommés sur la durée du marché
40
103
164
1 625
1 156
15 600
2 200
27 millions d’UCD
3 millions d’unités
La démarche du groupement pharmaceutique Midi-Pyrénées Garonne
Notre expérience de la dématérialisation des procédures Pour essayer de répondre aux objectifs de 2012 de dématérialisation des procédures d’achat et plus particulièrement au dépôt des offres de prix par le candidat sur une plate-forme d’achat, nous avons mis en place un essai de dématérialisation au cours du printemps 2009 pour les industriels du médicament, pour pouvoir mieux appréhender le fonctionnement de la dématérialisation d’une campagne d’achat, constater les points positifs et les améliorations à apporter, dont le bilan est le suivant pour optimiser cette obligation et mettre en place un standard. Nous avons effectué un essai de simulation sur notre plateforme de dématérialisation (dans la partie « école ») sous notre profil acheteur dans des conditions réelles où nous avons déposé un dossier fictif de consultation des entreprises (DCE). Un certain nombre de fournisseurs a été présélectionné, puis d’autres se sont joints au test ; au total 15 « candidats » ont participé à ce test. Il était indiqué dans ce DCE que les candidats pouvaient répondre électroniquement deux fois, au choix : • une fois, ils pouvaient répondre comme ils avaient imaginé pouvoir répondre et comme cela est organisé par leur cellule marché (sans « contrainte ») ; • l’autre fois, ils devaient respecter un format d’écriture d’harmonisation concernant le libellé des noms de fichiers déposés (format d’écriture « contraint » pour créer, valider et proposer un standard). Les candidats avaient un mois pour transmettre leurs « offres » dématérialisées sur la plate-forme utilisée par le centre hospitalier de Cahors : www.achatpublic.com (Fig. 1). Pour rappel, le coordonnateur ouvre la salle correspondant à la consultation, où le DCE est disponible pour être téléchargé. Le candidat intéressé analyse le DCE après son téléchargement, établit son offre, la crypte et la dépose sur la plate-forme. A la date et heure limites de réponse, la salle est fermée. Les offres sont récupérées par le coordonnateur, décryptées, analysées, et après le choix du candidat ayant présenté la meilleure offre, le coordonnateur transmet les résultats aux candidats négatifs puis positifs. Pour notre essai : • tous les fournisseurs ont transmis leurs offres les derniers jours ; • certains ont répondu selon les 2 possibilités (6) ; • d’autres n’ont répondu qu’avec notre format d’écriture (7) ;
• d’autres ont répondu sans tenir compte du format d’écriture demandé (2) (Fig. 2). Pour 21 offres transmises, la durée totale de téléchargement a été de 25 minutes, sans problème (téléchargement, rapidité). Pour cet essai, il n’y a pas de décryptage réel des offres. L’analyse des offres s’est faite par l’intégration des fichiers « .cry » sans difficulté dans Epicure®, mais ce n’était pas le but premier de cet essai. Les difficultés ont porté sur la gestion de tous les documents administratifs transmis. Pour le groupement Garonne, le pharmacien est le représentant du coordonnateur et a en charge la partie « administrative » (« validation » du candidat) ; elle est organisée par la pharmacie de l’hôpital de Cahors. Les principales difficultés rencontrées portent sur la manière de retrouver les informations dans les fichiers transmis, de les identifier, de les ouvrir, de les valider. Tout cela prend du temps et il est indispensable de s’organiser en créant un standard. Le fait que certains fournisseurs n’aient pas respecté la demande a entraîné des nombreuses difficultés. La dénomination des fichiers reçus n’était pas homogène dans leurs appellations, dans leurs présentations (des minuscules ou des majuscules, par exemple). Le temps de validation du candidat a été accru et peut être source d’erreurs ou de litiges (Fig. 2). Nous avons souhaité remédier à cette difficulté en définissant un format standard d’écriture des noms des fichiers transmis intégrant le nom du laboratoire, le nom des pièces. Il apparaît indispensable d’organiser la transmission et la dénomination des pièces, pour éviter ensuite toute confusion ou risque d’erreur. Cette organisation simple permet une analyse plus rapide pour l’acheteur des pièces du marché et le candidat peut ainsi avoir tous ces documents prêts à être transmis à tout acheteur pour tout AO avec un standard simple et pratique. Le standard proposé est le suivant : • le nom du laboratoire il peut être entier, ou bien être raccourci (les 3 premières lettres ( jusqu’à 5 lettres) ; en exemple le laboratoire Martin, candidat, peut indiquer : º martin ; º mar ; º mart ; º marti. S’il est constitué de plusieurs noms, il peut indiquer par exemple pour le laboratoire Martin Dupont Durant : º martindd ; º mdd ; º mardd ;
41
L. Rolland , A. Boyer
Le Pharmacien hospitalier 2010;45:39-44
achatpublic.com
Industriels (lecture avis de publicité)
analyse et réponses
DCE dont .cmp
ouverture de la salle
Groupement Garonne analyses Offre dont .cry
Offre dont .cry
fermeture de la salle
REPONSES Garonne Figure 1. Organisation des échanges sur la plate-forme deGroupement dématérialisation.
- FMC
16 12 09
Figure 2. Exemple de réponses : une conforme (à gauche), une qui ne respecte pas le standard demandé (à droite).
42
1
La démarche du groupement pharmaceutique Midi-Pyrénées Garonne
Dans tous les cas, il ne devra pas faire apparaître laboratoire, société anonyme (SA) … • la désignation de la pièce devra être la plus claire et la plus simple possible ; pour certaines il est demandé un format d’écriture : º l’acte d’engagement : AE º le DC4, DC5… : DC4, DC5 º catalogues, tarifs : tarif º tableau d’offre de prix : prix º la fiche fournisseur : fichfour NB : un glossaire est en cours de validation • tous les fichiers électroniques seront nommés de la façon suivante : nom du laboratoire_désignation de la pièce A l’exception : º des pièces importantes : pour les identifier de façon rapide, le format proposé est le suivant (under-score au début) : _nom du laboratoire_désignation de la pièce en majuscules. Ces pièces sont : • les documents administratifs ; • l’offre ; º du format .cry : il ne sera pas renommé et déposé tel quel (présenté à l’article 4.2.2.b). • en exemple, le laboratoire Martin, candidat, identifiera ses documents de façon suivante : º pièces importantes : _nom du laboratoire_désignation de la pièce en majuscules ; º autres pièces : nom du laboratoire_désignation de la pièce en minuscules ; º format .cry : la réponse électronique non renommée. Alors qu’il s’agissait d’un test, certains fournisseurs ont, de plus, renvoyé des éléments non demandés, comme par exemple des cahiers des charges administratifs et techniques particuliers signés. Un fournisseur a compressé un fichier en format « .zip », ce qui prend du temps à l’ouverture. Un autre a oublié le fichier « .cry ». Tous ces éléments peuvent alourdir le fichier de réponse pour le dépôt et le téléchargement par la plate-forme le jour de l’ouverture des offres. Différents points sont donc à noter pour proposer un standard d’écriture et d’harmonisation des réponses : • le choix simple du nom du laboratoire, de la désignation des pièces permettent une lecture facile des réponses (qui seront donc toutes présentées de la même façon) pour l’acheteur et pour le candidat une simplification par l’organisation de ses réponses à tous les AO ; • un glossaire permettra d’harmoniser les noms des pièces et est commun à tous les acheteurs (acte d’engagement : AE, en exemple) (en cours de validation) ; • « l’under-score » renvoie systématique en début de dossier les pièces importantes.
La mise en application simple de ces recommandations facilite le travail de tous, à la fois de l’acheteur mais aussi du candidat. Cette harmonisation semble nécessaire pour mieux appréhender la dématérialisation des offres, qui est en amont de tout le circuit d’approvisionnement, qui lui est déjà très structuré et codifié pour assurer les échanges de données informatisées. Sur l’ensemble du circuit achat/approvisionnement des produits de santé, la première étape est réalisée quant à la dématérialisation des DCE (et des réponses très rapidement), il ne faut pas oublier le processus approvisionnement qui lui aussi doit continuer à être organisé et tendre vers une dématérialisation complète commande, facture, paiement.
Le club des pharmaciens hospitaliers acheteurs Nous avons créé ce club des pharmaciens hospitaliers acheteurs (CP-HA) depuis fin 2008. Nos objectifs sont de réaliser des échanges d’expériences et des partages d’informations entre les pharmaciens acheteurs hospitaliers. Nous ne parlons pas des prix des marchés. Nous souhaitons communiquer avec les institutionnels et les fournisseurs. Surtout, nous souhaitons professionnaliser l’achat. Nous avons constitué un comité de coordination composé de neuf pharmaciens hospitaliers et un bureau composé de quatre pharmaciens. Enfin des commissions techniques ont été créées. Un des premiers axes de travail se porte sur la dématérialisation. Nous menons en commun une réflexion d’harmonisation des noms de fichiers ainsi que sa diffusion et sa validation.
Conclusion Même si les premières tentatives lors de cet essai ont montré des erreurs, des oublis, des écueils, la dynamique est lancée et les obligations réglementaires, qui nous obligent tous, acheteur et candidat, doivent nous stimuler pour mettre en place et en commun un standard et une harmonisation des échanges afin de faciliter le travail de tous en s’appuyant sur l’expertise des acheteurs et les remarques de candidats, et les instances qui les représentent. Il faut également s’organiser et trouver des solutions pour la transmission des informations après les résultats des marchés : • aux adhérents pour pouvoir les intégrer directement dans leur GEF ; • aux candidats ; • au Trésor Public. 43
L. Rolland , A. Boyer
Ainsi les prix, les commandes, les factures pourront être intégrées dans le « circuit complet » de dématérialisation en automatisant des tâches sans valeur ajoutée. Nous allons très rapidement accepter les réponses dématérialisées lors de nos prochaines campagnes d’achats du groupement Garonne, la pharmacie du centre hospitalier de Cahors est prête à les recevoir et les analyser. Nous déposons depuis plus de trois ans déjà sous notre profil acheteur le DCE de nos AO sur notre plate-forme ; le logiciel dédié à la gestion de marchés nous
44
Le Pharmacien hospitalier 2010;45:39-44
permet déjà des échanges électroniques sûrs de quantités, de prix et de résultats. Il ne reste plus qu’à valider le standard d’harmonisation des noms de fichiers lors du dépôt des offres, déjà bien abouti, et surtout faire simple et pratique.
Conflits d’intérêts Les auteurs n’ont déclaré aucun conflit d’intérêts.