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Le technicien référent, une fonction pivot
démarche qualité
| gestion
Le technicien référent, une fonction pivot Dans un contexte d’automatisation de plus en plus importante des paillasses et autour de la mise en place de la démarche qualité dans les laboratoires se dessine de plus en plus précisément une fonction, celle de technicien référent.
L
– « des instructions actualisées sur l’utilisation et la maintenance du matériel doivent être disponibles... ». S’il est impossible au biologiste de répondre luimême à toutes ces exigences, l’organisation sera d’autant plus efficace qu’il confiera leur réalisation (sous sa délégation) à une personne clairement identifiée.
es exigences de la norme ISO 15 189 (International Standard Organisation)1, quant à la phase technique dans le laboratoire et la maîtrise de management inhérente à toute démarche qualité, imposent au biologiste de préciser et, si nécessaire, d’organiser au préalable clairement la responsabilité technique. Le biologiste est un acteur multifonction du laboratoire ; il ne peut cependant pas toujours tout faire et il est ainsi amené à déléguer un certain nombre de tâches sur une ou plusieurs personnes en fonction de la taille du laboratoire. Ces tâches constituent une fonction pivot entre lui et le fournisseur, et composent la fonction de technicien référent.
L’utilisation au quotidien des automates On peut distinguer deux besoins face à un automate : bien l’utiliser pour passer et valider les patients du jour ; s’assurer que l’automate est apte à être bien utilisé. La bonne gestion de la calibration, la surveillance des contrôles qualité internes (CQI), la gestion des contrôles qualité externes (CQE), l’assurance de traçabilité de la maintenance et des éventuels problèmes, mais aussi la bonne utilisation et le stockage des réactifs et consommables correspondent à ce second besoin et constituent la fonction de technicien référent, complémentaire de la fonction du technicien “utilisateur” de l’automate. La différence entre ces deux rôles de technicien est sous-tendue par une formation plus complète et donc une connaissance plus approfondie de l’automate, différence que l’on retrouve dans la « fiche de fonction » du technicien référent (précisant les tâches spécifiques). Par exemple, la fiche de technicien référent pour un automate X peut comprendre : – la gestion des documents ; – la gestion des calibrations CQI et CQE ; – la responsabilité des maintenances exceptionnelles ; – le fait d’être l’interlocuteur du SAV (service après-vente) ; – la prise de poste en cas de problème majeur ; – le suivi des stocks ; – la gestion des non-conformités concernant l’automate, etc.
Les exigences de la norme quant au matériel Le chapitre 5.3 de la norme 15 189 comprend treize points, comme autant d’exigences à mettre en place. En voici quelques exemples : – « il doit être démontré que le matériel est conforme aux spécifications se rapportant aux analyses concernées » ; – « chaque élément doit être identifié d’une manière univoque » ; – il doit exister « des enregistrements des instructions du fournisseur, de la performance du matériel (certificats d’étalonnage et/ou vérification, etc.), de tout dysfonctionnement... » ; – « le matériel doit être utilisé par des personnes autorisées » ;
comme la parasitologie. Les compétences requises sont énumérées dans la fiche de qualification correspondante (attestant de son habilitation à remplir ce rôle). Par exemple, pour la parasitologie, l’habilitation sera obtenue après une formation théorique (stage extérieur au laboratoire) et une évaluation par contrôle des connaissances (habilitation régulièrement réévaluée). Un rendez-vous dont la fréquence est fixée (hebdomadaire et mensuel) réunit le technicien référent et le biologiste pour faire le point sur le secteur d’activité et faire le lien, si besoin, avec la cellule qualité du laboratoire dans le cadre de la surveillance des processus. Dans ce laboratoire, une même personne n’est pas définitivement technicien référent d’un poste, elle l’est pour une période minimale de 2 ans, puis elle deviendra ensuite référent à un autre poste.
Binôme référent M. Quentin, technicien, met plus particulièrement l’accent sur l’importance du binôme référent, à savoir : technicien référent + biologiste référent. En effet, si plusieurs biologistes travaillent dans le laboratoire, la maîtrise d’un poste sera d’autant plus efficace qu’elle associe clairement un biologiste référent du travail demandé au technicien référent. Le rapport hiérarchique s’enrichit d’un rapport fonctionnel qui consolide le travail d’équipe du laboratoire et qui s’adapte parfaitement à toutes les activités du laboratoire, tant de secrétariat, préanalytique, etc., que purement analytique.
Conclusion De fait, la fonction de technicien référent existe dans la plupart des laboratoires, simplement elle n’est pas toujours clairement identifiée et la démarche qualité, là encore, est un outil de management qui sert à mieux préciser les besoins et donc à mieux y répondre. | ROSE-MARIE LEBLANC consultant biologiste, Bordeaux (33)
© Fotolia.com/kromleh
Le technicien référent en pratique Au laboratoire GEN-BIO (Clermont-Ferrand, 63) de M. Chatron, témoignant de son expérience, chaque technicien est « référent de quelque chose », c’est-à-dire pas uniquement des automates, mais aussi par exemple de techniques manuelles
OptionBio | Lundi 21 juillet 2008 | n° 404
[email protected] Source Communication de A. Gruson, P. Chatron et M. Quentin, lors des Journées internationales de biologie, Paris, novembre 2007. Note 1. http://cat.inist.fr/?aModele=afficheN&cpsidt=14189916
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Le technicien référent, une fonction pivot Dans un contexte d’automatisation de plus en plus importante des paillasses et autour de la mise en place de la démarche qualité dans les laboratoires se dessine de plus en plus précisément une fonction, celle de technicien référent.
L
– « des instructions actualisées sur l’utilisation et la maintenance du matériel doivent être disponibles... ». S’il est impossible au biologiste de répondre luimême à toutes ces exigences, l’organisation sera d’autant plus efficace qu’il confiera leur réalisation (sous sa délégation) à une personne clairement identifiée.
es exigences de la norme ISO 15 189 (International Standard Organisation)1, quant à la phase technique dans le laboratoire et la maîtrise de management inhérente à toute démarche qualité, imposent au biologiste de préciser et, si nécessaire, d’organiser au préalable clairement la responsabilité technique. Le biologiste est un acteur multifonction du laboratoire ; il ne peut cependant pas toujours tout faire et il est ainsi amené à déléguer un certain nombre de tâches sur une ou plusieurs personnes en fonction de la taille du laboratoire. Ces tâches constituent une fonction pivot entre lui et le fournisseur, et composent la fonction de technicien référent.
L’utilisation au quotidien des automates On peut distinguer deux besoins face à un automate : bien l’utiliser pour passer et valider les patients du jour ; s’assurer que l’automate est apte à être bien utilisé. La bonne gestion de la calibration, la surveillance des contrôles qualité internes (CQI), la gestion des contrôles qualité externes (CQE), l’assurance de traçabilité de la maintenance et des éventuels problèmes, mais aussi la bonne utilisation et le stockage des réactifs et consommables correspondent à ce second besoin et constituent la fonction de technicien référent, complémentaire de la fonction du technicien “utilisateur” de l’automate. La différence entre ces deux rôles de technicien est sous-tendue par une formation plus complète et donc une connaissance plus approfondie de l’automate, différence que l’on retrouve dans la « fiche de fonction » du technicien référent (précisant les tâches spécifiques). Par exemple, la fiche de technicien référent pour un automate X peut comprendre : – la gestion des documents ; – la gestion des calibrations CQI et CQE ; – la responsabilité des maintenances exceptionnelles ; – le fait d’être l’interlocuteur du SAV (service après-vente) ; – la prise de poste en cas de problème majeur ; – le suivi des stocks ; – la gestion des non-conformités concernant l’automate, etc.
Les exigences de la norme quant au matériel Le chapitre 5.3 de la norme 15 189 comprend treize points, comme autant d’exigences à mettre en place. En voici quelques exemples : – « il doit être démontré que le matériel est conforme aux spécifications se rapportant aux analyses concernées » ; – « chaque élément doit être identifié d’une manière univoque » ; – il doit exister « des enregistrements des instructions du fournisseur, de la performance du matériel (certificats d’étalonnage et/ou vérification, etc.), de tout dysfonctionnement... » ; – « le matériel doit être utilisé par des personnes autorisées » ;
comme la parasitologie. Les compétences requises sont énumérées dans la fiche de qualification correspondante (attestant de son habilitation à remplir ce rôle). Par exemple, pour la parasitologie, l’habilitation sera obtenue après une formation théorique (stage extérieur au laboratoire) et une évaluation par contrôle des connaissances (habilitation régulièrement réévaluée). Un rendez-vous dont la fréquence est fixée (hebdomadaire et mensuel) réunit le technicien référent et le biologiste pour faire le point sur le secteur d’activité et faire le lien, si besoin, avec la cellule qualité du laboratoire dans le cadre de la surveillance des processus. Dans ce laboratoire, une même personne n’est pas définitivement technicien référent d’un poste, elle l’est pour une période minimale de 2 ans, puis elle deviendra ensuite référent à un autre poste.
Binôme référent M. Quentin, technicien, met plus particulièrement l’accent sur l’importance du binôme référent, à savoir : technicien référent + biologiste référent. En effet, si plusieurs biologistes travaillent dans le laboratoire, la maîtrise d’un poste sera d’autant plus efficace qu’elle associe clairement un biologiste référent du travail demandé au technicien référent. Le rapport hiérarchique s’enrichit d’un rapport fonctionnel qui consolide le travail d’équipe du laboratoire et qui s’adapte parfaitement à toutes les activités du laboratoire, tant de secrétariat, préanalytique, etc., que purement analytique.
Conclusion De fait, la fonction de technicien référent existe dans la plupart des laboratoires, simplement elle n’est pas toujours clairement identifiée et la démarche qualité, là encore, est un outil de management qui sert à mieux préciser les besoins et donc à mieux y répondre. | ROSE-MARIE LEBLANC consultant biologiste, Bordeaux (33)
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Le technicien référent en pratique Au laboratoire GEN-BIO (Clermont-Ferrand, 63) de M. Chatron, témoignant de son expérience, chaque technicien est « référent de quelque chose », c’est-à-dire pas uniquement des automates, mais aussi par exemple de techniques manuelles
OptionBio | Lundi 21 juillet 2008 | n° 404
[email protected] Source Communication de A. Gruson, P. Chatron et M. Quentin, lors des Journées internationales de biologie, Paris, novembre 2007. Note 1. http://cat.inist.fr/?aModele=afficheN&cpsidt=14189916
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