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La marche en avant (7)
PROCESSUS
Abusus non tollit usum
La marche en avant (7) Nous avons abordé dans le dernier numéro de la RFL (voir N° 456) les cartes d’identité de quelques processus appartenant à la famille « Management » assorties de la matrice des responsabilités afférentes. Nous poursuivons cette déclinaison en abordant dans le présent article les identités des processus de la famille « Réalisation ». Ils réunissent les trois phases classiques du parcours d’un prélèvement (pré, per et post-analytiques). Pour chacune de ces phases, une matrice des responsabilités est proposée à titre d’exemple, chaque laboratoire restant maître de ses choix, c’est une évidence.
Phase pré-analytique Dans le but de ne pas alourdir inutilement la liste des processus, nous réunissons dans cette phase plusieurs étapes, qui certes appartiennent au domaine pré-analytique, mais pourraient pour
certains confrères devoir être séparés en sous-processus. Nous dressons tout d’abord la matrice des responsabilités (voir encadré 1).
Processus pré-analytique
Encadré 1 – Matrice des responsabilités. Accueil patients
Transports échantillons
Prélèvements
Accueil échantillons
Tri
Colisage
Centrifugation
Examens sous-traités
Aliquotage
Revue Prescriptions et fiches de suivi
Sérothèque
Acceptation / Refus / Dérogation
Traçabilité
Demande orale / ajout
Filière urgence Manuel de prélèvement / Recommandations / Délais Traçabilité des échantillons
BR / BM / Tpré / Sec
C / AM / BM / REF / Sec
REF / T / Sec
Légendes : BR = biologiste-responsable ; BM = biologiste médical ; Tpré = technicien préleveur ; Sec = secrétaire ; C = coursier ; AM = auxiliaire médical ; REF = référent du poste ; T = technicien.
Chaque cellule correspond à un document référencé (procédure, mode opératoire, instruction, enregistrement, les responsabilités sont identifiées respectivement dans chaque colonne).
Identification du processus L’encadré 2 définit les critères d’identification du processus « Gestion des prélèvements ». L’encadré 3 concerne le processus de sous-traitance corollaire du précédent.
Enfin, c’est juste notre avis Dimitri Boulet Claude Naudin [email protected]
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// REVUE FRANCOPHONE DES LABORATOIRES - DÉCEMBRE 2013 - N°457
Processus Encadré 2 – Processus « Gestion des prélèvements ». Logo d du LBM
PROCESSUS PRO PRÉ-ANALYTIQUE (1)
GESTION DES PRÉLÈVEMENTS PILOTE : RÉFÉRENT Tri
Nom :
Prénom :
Le secrétariat d’accueil est également concerné
OBJECTIFS h Obtenir l’ensemble des informations nécessaires (identifications, renseignements cliniques, horodatage) h Maîtriser le transport des échantillons h Réaliser des prélèvements conformément aux préconisations (manuel de prélèvement) h Maîtriser la traçabilité (dossier patient, étiquetage code-barres des tubes, système informatique du laboratoire) h Répondre aux exigences clients en terme de délai h Respecter la confidentialité
ACTIVITÉS h Assurer l’accueil, la réception et la confidentialité vis-à-vis des patients h Maîtriser l’enregistrement des dossiers patients (système informatique du laboratoire) h Assurer les prélèvements internes en respectant les préconisations de prélèvement h Maîtriser les prélèvements externes ainsi que le transport des échantillons biologiques (surveillance de la température) h Revoir les ordonnances selon les critères d’évaluation (pertinence, redondance, etc.) h Vérifier les prélèvements et fiches de transmission (critères d’acceptation ou de rejets des échantillons) h Réceptionner et trier les échantillons biologiques h Gérer les demandes d’analyses formulées oralement ainsi que les demandes urgentes h Effectuer la centrifugation des échantillons biologiques h Effectuer l’aliquotage éventuel des échantillons biologiques h Maîtriser la traçabilité et l’identification des échantillons biologiques h Transmettre les examens sous-traités - ST - (suivre le processus : examens en sous-traitance) h Gérer le manuel de prélèvement
DONNÉES D’ENTRÉE
DONNÉES DE SORTIE
h Demande d’examens
h Échantillons prélevés et identifiés h Renseignements utiles collectés et clients satisfaits
(ordonnance, feuille de prescription, prescription connectée)
h Échantillons préparés et envoyés au Laboratoire ST
MOYENS / MÉTHODES PROCÉDURES
INSTRUCTIONS et/ou ENREGISTREMENTS
h Transport des échantillons
h Centrifugation des échantillons biologiques
h Gestion des demandes formulées oralement
h Critères d’acceptation ou de rejet des échantillons
h Recevabilité des demandes d’examens
h Identification et traçabilité
h Gestion de l’acceptation ou de rejet de spécimens
h Fiche de consentement
h Gestion des dérogations
h Liste des examens
h Manuel de prélèvement avec les recommandations
h Demande d’examens cas particuliers h Critères d’acceptation des prescriptions
Indiquer les références documentaires
Indiquer les références documentaires
INDICATEURS D’EFFICACITÉ
FRÉQUENCE
Suivi du nombre de non-conformité pré-analytique (non-conformité prélèvement)
1 fois par mois
OBJECTIFS QUALITÉ Suivi et clôtures réalisées 100 %
Autre INDICATEUR
BÉNÉFICIAIRES h Patient
h Prescripteurs
h Personnel soignant
REVUE FRANCOPHONE DES LABORATOIRES - DÉCEMBRE 2013 - N°457 //
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PROCESSUS
Abusus non tollit usum Encadré 3 – Processus de sous-traitance. Logo d du LBM
PRO PROCESSUS PRÉ-ANALYTIQUE (2)
GESTION DES EXAMENS SOUS-TRAITÉS PILOTE : RÉFÉRENT Tri
Nom :
Prénom :
Le secrétariat d’accueil est également concerné
OBJECTIFS h Répondre aux exigences des clients en terme de délai et de fiabilité des résultats d’examens h Respecter la confidentialité, veiller à la gestion des comptes rendus des examens sous-traités
ACTIVITÉS h Choisir (sélectionner) les sous-traitants (LBM accrédités) h Lister les laboratoires sous-traitants h Évaluer les laboratoires sous-traitants annuellement (revue de direction) h Gérer les envois des échantillons biologiques (respect des recommandations du sous-traitant) h Gérer les transports (prestation interne ou externe) h Gérer la réception des comptes rendus de résultats h Veiller à la transmission des comptes rendus aux prescripteurs et aux patients h Gérer les contrats avec les laboratoires sous-traitants h Déclarer les non conformités éventuelles h Corriger et clôturer les fiches de NC (si action pertinente prouvée)
DONNÉES D’ENTRÉE
DONNÉES DE SORTIE h Traçabilité des envois h Vérification des délais de rendu
h Liste des examens sous-traités
h
MOYENS / MÉTHODES PROCÉDURES
INSTRUCTIONS et/ou ENREGISTREMENTS h Questionnaire d’évaluation des laboratoires sous-traitants h Contrats h Liste des laboratoires sous-traitants
h Évaluation et sélection des laboratoires sous-traitants
h Évaluation des laboratoires sous-traitants
h Gestion des examens sous-traités
h Registre des examens sous-traités h Preuves traçabilité : accréditation Cofrac des laboratoires (ou autre reconnaissance)
Indiquer les références documentaires
Indiquer les références documentaires
INDICATEURS D’EFFICACITÉ
FRÉQUENCE
Suivi du nombre de non-conformité des LBM sous-traitants
1 fois par mois
OBJECTIFS QUALITÉ Suivi et clôtures réalisées 100 %
Autre INDICATEUR
BÉNÉFICIAIRES h Patient
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h Prescripteurs
// REVUE FRANCOPHONE DES LABORATOIRES - DÉCEMBRE 2013 - N°457
h Personnel soignant
Abusus non tollit usum
La marche en avant (7) Nous avons abordé dans le dernier numéro de la RFL (voir N° 456) les cartes d’identité de quelques processus appartenant à la famille « Management » assorties de la matrice des responsabilités afférentes. Nous poursuivons cette déclinaison en abordant dans le présent article les identités des processus de la famille « Réalisation ». Ils réunissent les trois phases classiques du parcours d’un prélèvement (pré, per et post-analytiques). Pour chacune de ces phases, une matrice des responsabilités est proposée à titre d’exemple, chaque laboratoire restant maître de ses choix, c’est une évidence.
Phase pré-analytique Dans le but de ne pas alourdir inutilement la liste des processus, nous réunissons dans cette phase plusieurs étapes, qui certes appartiennent au domaine pré-analytique, mais pourraient pour
certains confrères devoir être séparés en sous-processus. Nous dressons tout d’abord la matrice des responsabilités (voir encadré 1).
Processus pré-analytique
Encadré 1 – Matrice des responsabilités. Accueil patients
Transports échantillons
Prélèvements
Accueil échantillons
Tri
Colisage
Centrifugation
Examens sous-traités
Aliquotage
Revue Prescriptions et fiches de suivi
Sérothèque
Acceptation / Refus / Dérogation
Traçabilité
Demande orale / ajout
Filière urgence Manuel de prélèvement / Recommandations / Délais Traçabilité des échantillons
BR / BM / Tpré / Sec
C / AM / BM / REF / Sec
REF / T / Sec
Légendes : BR = biologiste-responsable ; BM = biologiste médical ; Tpré = technicien préleveur ; Sec = secrétaire ; C = coursier ; AM = auxiliaire médical ; REF = référent du poste ; T = technicien.
Chaque cellule correspond à un document référencé (procédure, mode opératoire, instruction, enregistrement, les responsabilités sont identifiées respectivement dans chaque colonne).
Identification du processus L’encadré 2 définit les critères d’identification du processus « Gestion des prélèvements ». L’encadré 3 concerne le processus de sous-traitance corollaire du précédent.
Enfin, c’est juste notre avis Dimitri Boulet Claude Naudin [email protected]
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// REVUE FRANCOPHONE DES LABORATOIRES - DÉCEMBRE 2013 - N°457
Processus Encadré 2 – Processus « Gestion des prélèvements ». Logo d du LBM
PROCESSUS PRO PRÉ-ANALYTIQUE (1)
GESTION DES PRÉLÈVEMENTS PILOTE : RÉFÉRENT Tri
Nom :
Prénom :
Le secrétariat d’accueil est également concerné
OBJECTIFS h Obtenir l’ensemble des informations nécessaires (identifications, renseignements cliniques, horodatage) h Maîtriser le transport des échantillons h Réaliser des prélèvements conformément aux préconisations (manuel de prélèvement) h Maîtriser la traçabilité (dossier patient, étiquetage code-barres des tubes, système informatique du laboratoire) h Répondre aux exigences clients en terme de délai h Respecter la confidentialité
ACTIVITÉS h Assurer l’accueil, la réception et la confidentialité vis-à-vis des patients h Maîtriser l’enregistrement des dossiers patients (système informatique du laboratoire) h Assurer les prélèvements internes en respectant les préconisations de prélèvement h Maîtriser les prélèvements externes ainsi que le transport des échantillons biologiques (surveillance de la température) h Revoir les ordonnances selon les critères d’évaluation (pertinence, redondance, etc.) h Vérifier les prélèvements et fiches de transmission (critères d’acceptation ou de rejets des échantillons) h Réceptionner et trier les échantillons biologiques h Gérer les demandes d’analyses formulées oralement ainsi que les demandes urgentes h Effectuer la centrifugation des échantillons biologiques h Effectuer l’aliquotage éventuel des échantillons biologiques h Maîtriser la traçabilité et l’identification des échantillons biologiques h Transmettre les examens sous-traités - ST - (suivre le processus : examens en sous-traitance) h Gérer le manuel de prélèvement
DONNÉES D’ENTRÉE
DONNÉES DE SORTIE
h Demande d’examens
h Échantillons prélevés et identifiés h Renseignements utiles collectés et clients satisfaits
(ordonnance, feuille de prescription, prescription connectée)
h Échantillons préparés et envoyés au Laboratoire ST
MOYENS / MÉTHODES PROCÉDURES
INSTRUCTIONS et/ou ENREGISTREMENTS
h Transport des échantillons
h Centrifugation des échantillons biologiques
h Gestion des demandes formulées oralement
h Critères d’acceptation ou de rejet des échantillons
h Recevabilité des demandes d’examens
h Identification et traçabilité
h Gestion de l’acceptation ou de rejet de spécimens
h Fiche de consentement
h Gestion des dérogations
h Liste des examens
h Manuel de prélèvement avec les recommandations
h Demande d’examens cas particuliers h Critères d’acceptation des prescriptions
Indiquer les références documentaires
Indiquer les références documentaires
INDICATEURS D’EFFICACITÉ
FRÉQUENCE
Suivi du nombre de non-conformité pré-analytique (non-conformité prélèvement)
1 fois par mois
OBJECTIFS QUALITÉ Suivi et clôtures réalisées 100 %
Autre INDICATEUR
BÉNÉFICIAIRES h Patient
h Prescripteurs
h Personnel soignant
REVUE FRANCOPHONE DES LABORATOIRES - DÉCEMBRE 2013 - N°457 //
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PROCESSUS
Abusus non tollit usum Encadré 3 – Processus de sous-traitance. Logo d du LBM
PRO PROCESSUS PRÉ-ANALYTIQUE (2)
GESTION DES EXAMENS SOUS-TRAITÉS PILOTE : RÉFÉRENT Tri
Nom :
Prénom :
Le secrétariat d’accueil est également concerné
OBJECTIFS h Répondre aux exigences des clients en terme de délai et de fiabilité des résultats d’examens h Respecter la confidentialité, veiller à la gestion des comptes rendus des examens sous-traités
ACTIVITÉS h Choisir (sélectionner) les sous-traitants (LBM accrédités) h Lister les laboratoires sous-traitants h Évaluer les laboratoires sous-traitants annuellement (revue de direction) h Gérer les envois des échantillons biologiques (respect des recommandations du sous-traitant) h Gérer les transports (prestation interne ou externe) h Gérer la réception des comptes rendus de résultats h Veiller à la transmission des comptes rendus aux prescripteurs et aux patients h Gérer les contrats avec les laboratoires sous-traitants h Déclarer les non conformités éventuelles h Corriger et clôturer les fiches de NC (si action pertinente prouvée)
DONNÉES D’ENTRÉE
DONNÉES DE SORTIE h Traçabilité des envois h Vérification des délais de rendu
h Liste des examens sous-traités
h
MOYENS / MÉTHODES PROCÉDURES
INSTRUCTIONS et/ou ENREGISTREMENTS h Questionnaire d’évaluation des laboratoires sous-traitants h Contrats h Liste des laboratoires sous-traitants
h Évaluation et sélection des laboratoires sous-traitants
h Évaluation des laboratoires sous-traitants
h Gestion des examens sous-traités
h Registre des examens sous-traités h Preuves traçabilité : accréditation Cofrac des laboratoires (ou autre reconnaissance)
Indiquer les références documentaires
Indiquer les références documentaires
INDICATEURS D’EFFICACITÉ
FRÉQUENCE
Suivi du nombre de non-conformité des LBM sous-traitants
1 fois par mois
OBJECTIFS QUALITÉ Suivi et clôtures réalisées 100 %
Autre INDICATEUR
BÉNÉFICIAIRES h Patient
10
h Prescripteurs
// REVUE FRANCOPHONE DES LABORATOIRES - DÉCEMBRE 2013 - N°457
h Personnel soignant